Điều hành doanh nghiệp sau đại dịch đòi hỏi các nhà quản lý phải đánh giá lại cẩn thận các quy trình hiện tại, văn hóa tổ chức và lập kế hoạch lực lượng lao động hợp lý chứ không chỉ nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT.
Các doanh nghiệp nên giải quyết các vấn đề còn tồn tại trước đó, xác định các ưu tiên mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và khám phá các cơ hội mới. Để thiết lập một kế hoạch kinh doanh liên tục một cách hiệu quả, hãy xem xét năm câu hỏi sau.
1. Liệu doanh nghiệp có thể vượt qua "cơn bão" với các chiến lược và quy trình kinh doanh hiện tại?
Doanh nghiệp sẽ thay đổi đáng kể bởi đại dịch COVID-19 do các tác nhân mới như cải cách quy định y tế, hành chính, các chính sách, chỉ thị mới của Nhà nước, sự gia tăng của đội ngũ nhân sự từ xa, nhu cầu sụt giảm mạnh, khả năng phục hồi chậm và kéo dài. Vì vậy, các công ty phải trở nên linh hoạt hơn để ứng phó với bất kỳ thách thức dẫn đến sự gián đoạn.
Khi đại dịch diễn ra, những doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng các chiến lược kỹ thuật số có thể phục hồi nhanh, ổn định hơn so với những doanh nghiệp thiếu khả năng thích ứng.
Một doanh nghiệp linh hoạt sẽ trao quyền chủ động vừa tìm hiểu vừa ra quyết định cho các đội nhóm nội bộ. Cách tiếp cận này cho phép những nhân viên tiếp cận với thông tin có quyền đưa ra quyết định, trái ngược với hệ thống quản lý theo truyền thống.
Nhưng trước tiên, các nhà lãnh đạo cần phải có trong tay một số dạng công cụ phân tích hiệu quả để tạo ra những thông tin, dữ liệu phù hợp và kịp thời, điều này giúp doanh nghiệp có khả năng phản hồi nhanh hơn trước những biến động và nhạy bén nắm bắt cơ hội.
Những áp lực mà các doanh nghiệp gặp phải ngày nay không giống như những gì họ đã trải qua trước đại dịch Covid-19. Theo một báo cáo do Aberdeen thực hiện, hậu suy thoái kinh tế đã khiến các doanh nghiệp phải đương đầu với các cuộc khủng hoảng tác động mạnh đến doanh thu và người lao động, thay đổi nhu cầu của khách hàng, sự giám sát của chính phủ và các hạn chế, cộng tác, phản ứng gián đoạn, dẫn đến nhu cầu thay đổi mô hình kinh doanh.
Việc tăng cường sự linh hoạt của doanh nghiệp mang lại vô số lợi ích, từ việc rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường đến tăng cường cộng tác, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn.
Tăng cường sự linh hoạt cho toàn bộ doanh nghiệp đòi hỏi thay đổi cơ cấu tổ chức, vì vậy cần cam kết từ các quản lý cấp cao. Các tổ chức có thể bắt đầu bằng cách ưu tiên các bộ phận cần được đổi mới trước tiên, ví dụ như bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, hoặc quản lý dự án.
Bằng cách xác định các nhóm, phòng ban cần chuyển đổi, trau dồi văn hóa nhanh nhẹn, thiết lập các mục tiêu rõ ràng để mọi người cùng hướng tới và cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết để phản ứng với nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có cơ hội lớn hơn để hướng đến mục tiêu phát triển lâu dài trong trạng thái bình thường mới.
2. Làm thế nào để doanh nghiệp trao quyền cho lực lượng lao động, giúp nhân viên trở nên linh hoạt hơn để đối phó với các sự kiện bất ngờ, đặc biệt là khi họ đang làm việc từ xa?
Làm việc tại nhà đã là một xu hướng đã được phát triển chóng mặt kể từ khi đại dịch diễn ra. Tuy nhiên, phần lớn các công ty xem làm việc từ xa giống như một hoạt động "có còn hơn không".
Các kế hoạch quản lý và phát triển lực lượng lao động ban đầu được xây dựng để nhắm tới các văn phòng làm việc truyền thống. Vì vậy, khi toàn bộ nhân viên chuyển sang chế độ làm việc online thì hiển nhiên là chiến lược trước đây ngay lập tức gặp phải vô vàn vấn đề như:
- Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác
- Khả năng hỗ trợ về mặt kỹ thuật
- Quyền truy cập vào các nguồn tư liệu cần thiết
- Khả năng tiếp tục các quy trình làm việc quan trọng
- Kết nối và truy cập vào hệ thống kinh doanh
Tuy nhiên, cũng chính nhờ đại dịch đã đẩy nhanh quá trình doanh nghiệp tái cấu trúc chiến lược quản lý nguồn lực, đưa ra các chỉ số hiệu suất mới đồng thời cung cấp cho nhân viên của họ đầy đủ tài nguyên để giảm thiểu gián đoạn.
Các nhà lãnh đạo cũng có thể tận dụng cơ hội này để củng cố lại văn hoá tổ chức hiện tại, cơ cấu, chính sách và thậm chí từng cá nhân và vị trí của họ để xác định những tác nhân có thể gây trở ngại cho việc sáng tạo và linh hoạt giải quyết vấn đề.
Văn hóa: Tầm nhìn, niềm tin và mục tiêu trước đây có thể không còn phù hợp với tình trạng bình thường mới. Do đó, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải điều chỉnh lại cách thức thực hiện công việc, cách đo lường hiệu suất, thời gian làm việc,...
Con người: Công việc từ xa đòi hỏi kỹ năng, thái độ và trình độ chuyên môn. Không phải ai cũng sẵn sàng chấp nhận sự sắp thay đổi mới này hoặc có một số quy trình chỉ có thể được thực hiện trong văn phòng. Do đó, các doanh nghiệp không chỉ phải lựa chọn những nhân viên phù hợp với văn hóa của mình và có thể đương đầu với môi trường đầy biến động hiện nay mà còn phải đánh giá lại các mô hình kinh doanh, chức năng công việc hiện có của họ để loại bỏ những người không còn phù hợp.
Công nghệ: Việc chuyển đổi nguồn nhân lực đòi hỏi những thay đổi về công nghệ để thúc đẩy sự tiếp cận, ủy quyền và sự tham gia của nhân viên.
Các doanh nghiệp đã nhận ra những lợi ích mà công nghệ mới có thể mang lại, có thể giúp họ điều khiển, triển khai các lĩnh vực khai đa dạng, hiệu quả hơn.
3. Làm thế nào doanh nghiệp có thể giúp khách hàng của mình chuyển hướng trong thời kỳ đại dịch?
Cũng giống như các doanh nghiệp đang cố gắng duy trì lợi nhuận, khách hàng cũng phải đối mặt với sự gián đoạn hoạt động tương tự trong thời điểm đại dịch vẫn diễn ra. Do đó, khi những kỳ vọng, ưu tiên của doanh nghiệp về nhu cầu và yêu cầu của khách hàng cũng sẽ thay đổi đáng kể.
Hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp phải duy trì niềm tin với khách hàng và tiếp tục cung cấp các giải pháp chất lượng cao để giúp họ có được những dịch vụ, mặt hàng mới trong điều kiện ngân sách eo hẹp. Nói cách khác, để hoạt động hiệu quả sau khủng hoảng, các doanh nghiệp cần phải tùy chỉnh nhu cầu của khách hàng, áp dụng các phương pháp cung cấp dịch vụ sáng tạo và tương tác từ xa.
Đây cũng là thời điểm tốt để đầu tư vào trí tuệ nhân tạo, phân tích dữ liệu và các giải pháp công nghệ dịch vụ khách hàng để giúp các doanh nghiệp hiểu được xu hướng thay đổi của hành vi người dùng. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần có các giải pháp phân tích phù hợp để cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng, đồng thời chứng minh rằng doanh nghiệp cũng đồng cảm với những khó khăn mới của khách hàng.
4. Làm thế nào để bộ phận văn phòng có thể nâng cao hiệu suất của họ và trở nên linh hoạt hơn?
Điều quan trọng của các doanh nghiệp là vẫn phải ưu tiên hiệu quả hoạt động của các phòng ban vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính. Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các phương pháp mới trong các phương thức vận hành mới của các phòng ban cụ thể là hợp lý hóa các quy trình, tự động hóa các hoạt động thủ công (ví dụ: phát hành và phê duyệt hóa đơn), tăng khả năng hiển thị dữ liệu cũng như cải thiện việc lập kế hoạch và dự báo của nhân viên.
Kế toán là một trong những bộ phận cốt lõi có thể được hưởng lợi rất nhiều từ những công nghệ tiên tiến. Công việc này được biết đến với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cần xử lý thủ công tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi nhân viên phải tổng hợp thông tin của doanh nghiệp từ nhiều hệ thống, nền tảng kinh doanh khác nhau. Việc áp dụng tự động hoá sẽ là chìa khoá để giảm sai sót và các góc khuất của dữ liệu cũng như nâng cao hiệu quả và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục tiếp diễn.
Deloitte dự đoán rằng trí tuệ nhân tạo sẽ trở thành xu hướng chủ đạo vào năm 2025 đối với các công việc văn phòng thông thường. Công nghệ này sẽ mang lại hiệu quả khổng lồ thông qua khả năng xử lý hình ảnh, quy trình ngôn ngữ tự nhiên, phân tích dự đoán, phát hiện bất thường, cùng với tính năng khác.
5. Làm cách nào để doanh nghiệp có thể bảo vệ các tài sản kỹ thuật số có giá trị như thông tin nhạy cảm của khách hàng?
Số lượng các cuộc tấn công mạng và vi phạm an ninh đã tăng lên do xu hướng làm việc từ xa trong mùa dịch. Khi các doanh nghiệp đang cố gắng phát triển một lực lượng lao động từ xa ổn định và hoạt động tốt, một nhân tố quan trọng không kém là phải chú ý đến việc bảo vệ tài sản kỹ thuật số sẵn có của họ.
Nhân viên truy cập thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng từ nhà thông qua thiết bị cá nhân của họ. Điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ an ninh mạng gánh trọng trách triển khai và thực hiện các biện pháp phòng ngừa đồng thời đảm bảo không làm xáo trộn hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Vì vậy, an ninh mạng nên là một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Nhân viên ở tất cả các cấp cần được thông báo thường xuyên về tầm quan trọng, rủi ro và cơ chế phòng vệ cần thiết để tránh các cuộc tấn công tiềm ẩn. Các nhà quản lý cấp cao nên giải quyết các vấn đề bảo mật dữ liệu trước khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.
Kết luận
Ở thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp cần không ngừng khám phá những cơ hội mới, với sự linh hoạt và khả năng làm việc liền mạch. Không ai có thể đưa ra câu trả lời rõ ràng là sẽ mất bao lâu để thị trường phục hồi hoàn toàn. Tuy nhiên, để có thể tiếp tục hoạt động trong thời kỳ khủng hoảng như hiện tại, các công ty cần chấp nhận thời gian thay đổi theo nhu cầu thị trường đầy biến động, trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh hơn.
Theo TRG International
