Theo nghiên cứu, trong số tất cả các ngành nghề, lĩnh vực có doanh thu bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19, các sự kiện của báo chí truyền thông đã được xếp hạng cao nhất. Từ tháng 3/2020, toàn bộ các sự kiện được lên kế hoạch trước đó nếu không bị hủy bỏ thì cũng bị hoãn lại hoặc được chuyển sang phát trực tuyến.
Không có gì ngạc nhiên khi các tổ chức báo chí, truyền thông cảm thấy miễn cưỡng khi tiết lộ tác động tài chính của sự việc trên đối với kết quả kinh doanh của họ. Báo cáo quý 1/2020 của IPA Bellwether về chi tiêu cho quảng cáo thương hiệu đã phản ánh rất chính xác tình hình trong lĩnh vực này.
Cụ thể, chi tiêu cho các sự kiện đã giảm khoảng 43-62% vào cuối năm ngoái, đây cũng là mức giảm mạnh nhất từng được ghi nhận.
Vậy làm cách nào để các tổ chức báo chí, truyền thông những người đang vận hành mảng sự kiện phục hồi nguồn doanh thu (gần như đã sụp đổ) trong giai đoạn khó khăn này?
Theo bà Nikki Clare, Trưởng bộ phận Sự kiện và Dịch vụ khách hàng của Hearst UK, câu trả lời là “hãy suy nghĩ về độc giả của chúng ta và cách họ sẽ trải nghiệm một sự kiện. Sau đó hãy định hình trải nghiệm đó sẽ như thế nào cho những người tham dự, tùy thuộc vào nơi họ sẽ ở đâu để xem và cảm nhận trải nghiệm đó”.
Bà Nikki lập luận rằng việc chuyển đổi sang phát trực tuyến theo cách đơn giản không phải lúc nào cũng là câu trả lời đúng và phù hợp, “đừng tổ chức qua loa khi chỉ vì miễn cưỡng phải làm nó. Phải có mục đích rõ ràng và thu được lợi ích từ nó”.
Bà Nikki cũng cho rằng một số cơ quan báo chí truyền thông đã nhầm khi cho rằng bằng cách chuyển sang tổ chức sự kiện online, họ có thể tiết kiệm chi phí và bù đắp doanh thu.
“Nhận định việc tổ chức trực tuyến tiết kiệm chi phí hơn là một quan niệm sai lầm mà chúng tôi đã làm sáng tỏ tại Hearst. Để mang lại một sự kiện có giá trị sản xuất cao, đòi hỏi chúng ta cần phải đầu tư vào nó. Trong khi bạn có thể không có các chi phí như phục vụ ăn uống hoặc thuê địa điểm, bạn có thể sẽ phải chi phí cho các nền tảng công nghệ, thuê studio hoặc chi phí phân phối quà tặng”, theo bà Nikki Clare.
Trên thực tế, bà Nikki cho rằng các cơ quan báo chí truyền thông cần phải cực kỳ cẩn thận khi lập ngân sách cho các sự kiện hỗn hợp (hybrid events - sự kết hợp giữa trải nghiệm trực tiếp và trực tuyến).
“Về lý thuyết, chi phí có thể cao hơn đáng kể khi chúng ta đang cố gắng tạo ra cả phiên bản trực tiếp và trực tuyến của những nội dung được cho là một sự kiện cao cấp. Do đó, điều quan trọng là phải xác định nơi có thể tiết kiệm chi phí và những yếu tố nào là quan trọng đối với sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến để nó thực sự mang lại hiệu quả”, bà Nikki cho hay.
 |
Ảnh: What's New In Publishing |
Tác động tài chính cũng không chỉ dừng ở đó. Một chi phí tiềm ẩn mà Hearst phải chi trong thực tế đó là các đội tổ chức sự kiện thường quen với việc lên kế hoạch cho các sự kiện trực tiếp. Họ đã phải “học hỏi nhiều kỹ năng nâng cao trong thời gian đại dịch Covid-19, đó là điều không thể phủ nhận khi lượng công việc liên quan nhiều hơn và đòi hỏi nhiều chuyên môn rộng hơn. Chìa khóa để tận dụng tối đa tài nguyên là có một nhóm và các nhà cung cấp linh hoạt trong việc phân phối cả trực tiếp và trực tuyến”, bà Nikki nói.
Điều đó không có nghĩa là các sự kiện trực tuyến không có lợi thế riêng biệt của nó. “Các sự kiện hỗn hợp (Hybrid event) cho phép chúng tôi mở rộng “vòng đời” của nội dung và cung cấp nội dung theo yêu cầu để không chỉ những người theo dõi trực tiếp mới có thể xem nội dung đó”, bà Nikki cho biết.
Điều đó cũng mở rộng đáng kể phạm vi tiếp cận của Hearst đối với các sự kiện của mình, đặc biệt là những độc giả trong khu vực, những người không thể đến London. Thật vậy, một số sự kiện của Hearst UK đã chứng kiến một lượng truy cập đáng kể ở nước ngoài giúp tổ chức này đạt được 12 triệu lượt xem nội dung sự kiện trực tuyến của mình trên các nền tảng truyền thông mạng xã hội (YouTube, Twitter, Facebook…) với hơn 98.000 người tích cực đăng ký mua hoặc đăng ký nhận vé.
“Dữ liệu và thông tin chi tiết mà chúng tôi thu thập được từ các sự kiện trực tuyến của mình cho thấy chúng tôi đã tiếp cận mọi người trên khắp thế giới, từ Mỹ đến Ấn Độ và từ Đức đến Úc”, bà Nikki cho biết.
Sự kiện Esquire Townhouse của Hearst UK có thể là ví dụ điển hình về cách các sự kiện trực tuyến có thể tiếp cận lượng khán giả lớn hơn theo cấp số nhân.
“Sự kiện trực tiếp (in-person event) thông thường sẽ đạt được 3.500 người tham dự, tuy nhiên với trực tuyến chúng tôi đã có 107.000 người tham dự vào năm 2020. Vì vậy, chúng tôi hiện có thể cung cấp cho các đối tác thương mại của mình không chỉ những trải nghiệm với không khí thân mật, hấp dẫn về nội dung, mà còn là phạm vi tiếp cận đại chúng. Để thực hiện quy mô phân phối cho khách hàng là rất khó nếu chỉ với các sự kiện trực tiếp”, bà nói.
Hướng về tương lai
 |
Ảnh: What's New In Publishing |
Với mục đích phục vụ cho tương lai, bà Nikki đã chia sẻ rằng, gần đây, họ đã thực hiện một nghiên cứu với Hearst UK. Kết quả cho thấy 79% người tiêu dùng muốn tham dự các sự kiện trực tiếp trong 12 tháng tới, với 80% trong số họ nói rằng họ sẵn sàng tham dự từ tháng sau nếu quá trình giãn cách xã hội do đại dịch Covid-19 được nới lỏng.
Nghiên cứu của Hearst UK cũng cho thấy mọi người sẽ quan tâm đến việc mua vé theo nhóm cho các sự kiện trực tiếp. Bà Nikki chia sẻ thêm rằng Hearst UK “luôn ghi nhớ điều này khi xem xét cách chúng tôi gây dựng các sự kiện của mình trong tương lai”.
Đối với các sự kiện hỗn hợp, chúng sẽ tiếp tục được duy trì, đặc biệt là vì “nó cho phép chúng tôi tiếp cận khán giả rộng hơn nhiều về mặt địa lý”. Hearst UK cũng đã nhận định rằng, các cấu trúc sự kiện hỗn hợp hoạt động rất tốt đối với họ, chẳng hạn như tổ chức nhóm người tham gia hội thảo trực tiếp trong một studio cùng nhau, trong khi vẫn đảm bảo nội dung được phát trực tiếp đến khán giả ở xa.
“Chúng tôi sẽ luôn đảm bảo rằng mình đã cân nhắc kỹ lưỡng các vấn đề về mục tiêu sự kiện, khán giả và những gì có thể cung cấp để đảm bảo bất kỳ trải nghiệm hỗn hợp nào cũng đem lại lợi ích và không tổ chức chúng chỉ vì tình thế bắt buộc phải làm vậy”, bà Nikki cho biết.
Lời khuyên dành cho các tổ chức báo chí
Bà Nikki đã đưa ra lời khuyên cho các cơ quan báo chí, truyền thông khác cũng đang gặp khó khăn với danh mục tổ chức sự kiện của họ trong khoảng thời gian gián đoạn nhất lịch sử này.
Theo bà, các tổ chức báo chí, truyền thông vẫn nên coi nội dung (content) là trọng tâm chính: “phải có mục đích rõ ràng để độc giả cân nhắc đưa ra quyết định tham gia một sự kiện hay không, dù sự kiện đó là trực tuyến hay trực tiếp”.
Bà cũng đưa ra lời cảnh báo cho các tổ chức báo chí rằng khi thời gian giãn cách xã hội kết thúc, độc giả sẽ có rất nhiều sự lựa chọn đến mức bất kỳ sự kiện nào cũng cần được định vị, nghiên cứu và lên kế hoạch tốt trước khi tiến hành.
Bên cạnh đó, bà Nikki cho rằng nên tập trung vào tương tác với độc giả trước, trong và sau khi sự kiện được diễn ra. Điều này đặc biệt đúng đối với các sự kiện hỗn hợp. Bà lấy ví dụ về lớp học chăm sóc da của Hearst UK trên Shiseido và Harper’s Bazaar.
“Những người tham dự chương trình của chúng tôi đều được gửi một bộ sản phẩm đến tận nhà để họ có thể theo dõi và có những trải nghiệm trực tiếp trong lớp học đó. Hơn nữa, chúng tôi đã có các panelist (người trong nhóm tham gia cuộc hội thảo, người trong nhóm tham gia tiết mục "trả lời câu đố" ở đài phát thanh, đài truyền hình) trả lời những câu hỏi trực tiếp để khán giả của chúng tôi cảm thấy họ như là một phần của sự kiện. Sử dụng các công cụ như chatbox trên YouTube, cũng thực sự tạo ra sự khác biệt trong tương tác của những người tham dự”, theo bà Nikki.
Thực tế chứng minh rằng độc giả không chỉ muốn xem mà họ còn muốn tham gia vào sự kiện. Do đại dịch Covid-19 và hạn chế giãn cách, niềm khao khát được tham gia một sự kiện và nhu cầu tương tác là quan trọng hơn bao giờ hết.
Cuối cùng, bà Nikki đưa ra lời khuyên rằng các cơ quan báo chí, truyền thông không nên bỏ qua khâu sản xuất nội dung chất lượng cao - đặc biệt nếu độc giả đang trả tiền mua vé. Cô nói rằng điều đó chỉ có thể xảy ra nếu các tổ chức này “tìm được các nhà cung cấp đáng tin cậy, sáng tạo và nhanh nhẹn để hợp tác nhằm đảm bảo kết quả đầu ra cho các sự kiện - cho dù đó là trực tiếp hay hay trực tuyến thì mọi thứ vẫn cần suôn sẻ và cao cấp”.
Tuy nhiên, hãy làm đúng theo thứ tự và chất lượng, phần thưởng đến với các tổ chức báo chí, truyền thông là rất rõ ràng. Bằng cách xây dựng “trải nghiệm 360”, họ có thể kết hợp các sự kiện trực tiếp và hỗn hợp thành một khối tổng thể mà “khi kết hợp chúng lại sẽ là một chương trình cực kỳ hấp dẫn” - bà Nikki nói.
Theo What’s New In Publishing
