5 tiêu chí quan trọng của giải pháp lập kế hoạch và phân phối ngân sách hiệu quả

VietTimes – Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng tìm những gải pháp công nghệ tối ưu để giải quyết các thách thức liên quan đến việc lập kế hoạch và phân phối ngân sách hợp lý.

Ảnh: TRG International

Ảnh: TRG International

Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng tìm những gải pháp công nghệ tối ưu để giải quyết các thách thức liên quan đến việc lập kế hoạch và phân phối ngân sách hợp lý.

Hầu hết các công ty công nghệ lớn ngày nay đã chuyển từ các bảng tính truyền thống, thủ công sang một giải pháp tiên tiến hơn có thể cho phép họ đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và thông tin chi tiết theo thời gian thực.

Trong thị trường trường đặc biệt hỗn loạn và phức tạp như ngày nay, các CFO cần sự linh hoạt hơn, khả năng hiển thị tổng quát và các công cụ phân tích tốt hơn bằng cách áp dụng một giải pháp lập kế hoạch và ngân sách toàn diện.

Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, thị trường đã có vô số các phần mềm quản lý ngân sách và lập kế hoạch phù hợp cho từng nhu cầu của các doanh nghiệp ngành nghề khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Cần tìm giải pháp lập kế hoạch và ngân sách như thế nào để đạt được hiệu quả tối ưu?

Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp lập kế hoạch và ngân sách?

Lập kế hoạch là một quá trình thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu trong tương lai. Việc lập ngân sách cho phép giám đốc tài chính phân bổ các nguồn tài chính một cách phù hợp tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Cả 2 quá trình này đều quan trọng, chúng đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu cũng như sử dụng tối đa, hiệu quả các nguồn lực tài chính của họ cho các hoạt động kinh doanh.

Việc lập kế hoạch và ngân sách cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết có giá trị để quản lý rủi ro, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty và giá trị của cổ đông cũng như khả năng đưa ra các quyết định mang tính chiến lược. Doanh nghiệp sử dụng mô hình kinh doanh làm cơ sở của quá trình lập kế hoạch cho phép phát triển các biểu đồ tài khoản; thời gian chia theo năm / quý / tháng; kiểm soát lượng lưu trữ thực tế / ngân sách / dự báo và các phân đoạn dữ liệu quan trọng khác, có thể được sử dụng để tạo kế hoạch.

Các tổ chức nên tìm kiếm những giải pháp lập kế hoạch tài chính và ngân sách có khả năng cung cấp các mô hình kinh doanh linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh theo các yêu cầu kinh doanh riêng của họ.

Một giải pháp lập kế hoạch hiệu quả có thể giúp loại bỏ nhiều hoạt động thủ công tốn thời gian và đảm bảo tính chính xác khi liên kết các báo cáo tài chính và quy trình phân bổ dòng tiền.

Chìa khóa của một ứng dụng lập kế hoạch và ngân sách hiệu quả là cho phép daonh nghiệp tạo ra các kế hoạch tài chính và hoạt động với ít sự can thiệp của con người hơn, chính xác và mức độ linh hoạt cao hơn để phản ánh bất kỳ thay đổi nào đối với doanh nghiệp.

Tính linh hoạt: Cho phép quá trình lập kế hoạch có thể dễ dàng kết hợp những phương thức kinh doanh khác nhau, điều này rất cần thiết khi thị trường hiện nay bị tác động nặng nề bởi đại dịch Covid-19 khiến xu hướng người dùng thay đổi liên tục.

Công nghệ: Những phần mềm quản lý ngân sách và lập kế hoạch cần giảm sự can thiệp của con người và trao quyền cho doanh nghiệp tự mở rộng và duy trì các ứng dụng của riêng họ.

Kết hợp: Tạo cơ hội cho doanh nghiệp dễ dàng kết hợp những thông tin trên web, các kế hoạch và dữ liệu trong trung tâm dữ liệu. Những thông tin này sau đó có thể được sử dụng để lập ngân sách, dự báo, báo cáo và phân tích tài chính.

Làm thế nào để chọn một giải pháp lập kế hoạch và ngân sách phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

1. Tính di động

Tính di động nên là một trong những ưu tiên của doanh nghiệp khi lựa chọn các giải pháp tài chính. Những phần mềm quản lý cần cung cấp việc truy cập dữ liệu trên điện thoại thông minh của một cách linh hoạt. Điều này giúp các CFOs có thể dễ dàng, thuận tiện, tạo báo cáo, phân tích, dự báo và lập ngân sách khi đang di chuyển mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu được nhập.

Điều này có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và độ hiệu quả, giảm bớt thủ tục giấy tờ, nguồn lực của công ty và quá trình ra quyết định nhanh hơn dựa trên những thông tin kịp thời và có liên quan. Những giải pháp, phần mềm này cũng trao quyền cho nhân viên làm việc độc lập và chủ động hơn.

2. Quản trị dữ liệu lớn (Big Data)

Khoảng 50% doanh nghiệp ngày nay phải vật lộn với khối lượng dữ liệu khách hàng ngày càng tăng, dẫn đến tình trạng thiếu bộ nhớ. Do đó, nhu cầu về các công cụ quản lý dữ liệu lớn trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Việc tận dụng đúng công cụ có thể cho phép các tổ chức tiếp cận các thông tin có liên quan và đưa ra các quyết định sáng suốt, đồng thời giảm thời gian và chi phí liên quan đến việc tổ chức và quản lý dữ liệu.

Theo nghiên cứu của HBR, các doanh nghiệp hoạt động dựa trên cơ sở dữ liệu hiệu quả đạt được năng suất cao hơn 5% và lợi nhuận cao hơn 6% so với các đối thủ cạnh tranh. Vì giám đốc tài chính có thể đưa ra quyết định phù hợp để phản ứng tốt hơn với những thay đổi của thị trường dựa trên cơ sở dữ liệu luôn được cập nhật chính xác. Phần mềm quản trị dữ liệu lớn được luôn trang bị hệ thống bảo mật cao để đảm bảo an toàn thông tin của doanh nghiệp cũng như giảm nguy cơ mất dữ liệu bằng cách lưu trữ bản sao lưu cho các thông tin quan trọng.

Quản lý dữ liệu lớn kết hợp với các công cụ Business Intelligence cho phép doanh nghiệp quản lý, xử lý và hiểu thông tin ngày càng tăng tốt hơn. Với các công cụ toàn diện, giám đốc tài chính có thể đưa ra quyết định nhanh hơn cũng như dự báo chính xác hơn.

3. Khả năng dự báo

Cùng với chức năng lập kế hoạch, báo cáo và lập ngân sách, khả năng dự báo với độ chính xác cao cũng là yếu tố quan trọng tiếp theo mà CFO phải tìm kiếm ở phần mềm tài chính chất lượng. Một giải pháp phù hợp, cùng với dữ liệu đáng tin cậy, có thể cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn về tương lai, cho phép họ dự báo dòng tiền, lãi và lỗ, bán hàng, doanh thu...

Ngoài ra, những phần mềm này còn trực quan hóa dữ liệu và trình bày cho giám đốc tài chính tổng quan về tình hình hiện tại của công ty, các động lực kinh doanh chính và tương lai sẽ như thế nào.

Do đó, giải pháp lập kế hoạch và ngân sách với khả năng dự báo chính xác cho phép các doanh nghiệp truy cập dữ liệu thời gian thực, tìm ra cơ hội, giảm rủi ro tài chính và chi phí, giảm bớt công việc thủ công và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

4. Tích hợp hệ thống

Một nền tảng tích hợp hoàn toàn cho phép chuyển một lượng lớn dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác một cách tự động mà không cần sự can thiệp thủ công để mã hóa cùng một dữ liệu hai lần. Điều này làm tăng tính khả dụng và cập nhật các tính năng của luồng dữ liệu, cho phép nhân viên thực hiện các công việc tài chính nâng cao, chẳng hạn như ước tính chi phí dự án hoặc hoa hồng bán hàng. Hệ thống phần mềm với khả năng tích hợp cao sẽ cho phép lưu trữ các ứng dụng khác nhau, lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu mà không có vấn đề trùng lặp và phân mảnh dữ liệu.

5. Dịch vụ hỗ trợ

Cuối cùng, các dịch vụ hỗ trợ mà nhà cung cấp phần mềm cung cấp cho khách hàng của họ cũng là một tiêu chí không kém phần quan trọng. Các sự cố và vấn đề không mong muốn sẽ phát sinh, lúc này sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp là rất quan trọng, đặc biệt là hỗ trợ ngoại tuyến.

Nhìn chung, doanh nghiệp cần tận dụng những giải pháp mạnh mẽ và thân thiện với nhân viên trao quyền sử dụng cho họ để mang lại kết quả, hiệu suất tốt, chính xác hơn trong thời gian ngắn hơn đáng kể.

Theo TRG International