Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning Systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Dự án ERP có thể được coi là xương sống nền tảng cho phép chuyển đổi doanh nghiệp. Do đó, việc đo lường sự thành công của các dự án ERP không nên tập trung vào khía cạnh duy nhất là ROI (tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư), vẫn còn đó những khía cạnh khác cần đo lường như mô hình kinh doanh, mối quan hệ và quy trình với khách hàng và nhà cung cấp. Để cung cấp một cách bền vững, phát triển giá trị kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định các thước đo mà qua đó tổ chức có thể đo lường sự thành công của một dự án ERP.
Xác định “THÀNH CÔNG”
Thành công được định nghĩa là “đạt được một điều gì đó mong muốn đã có kế hoạch trước đó”, có nghĩa là các mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng. Hơn nữa, các nhóm dự án cần một chuyên viên giám sát để chắc chắn rằng các mục tiêu đã đạt được.
Do đó, bước tiếp theo cần thực hiện là xác định các mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được, dựa trên ba khía cạnh chính:
- Mục tiêu
- Các bên liên quan
- Khung thời gian
MỤC TIÊU: Xác định chỉ số thành công để đo lường
KPI nào là chỉ số quan trọng nhất cho sự thành công của bạn?
Bằng cách xem xét việc triển khai ERP theo các chức năng khác nhau của doanh nghiệp, họ có thể dễ dàng theo dõi sự thành công của hệ thống liên quan đến các phòng ban. Các KPI sẽ phát triển theo 5 chỉ số sau.
1. Chu kỳ thời gian
Đối với các nhà sản xuất, thời gian chu kỳ là một trong những thước đo quan trọng nhất vì nó đo lường tốc độ đáp ứng của doanh nghiệp đối với các đơn đặt hàng của khách hàng. Thời gian chu kỳ là khoảng thời gian cần thiết để sản xuất hàng hóa và giao hàng cho khách hàng kể từ thời điểm nhận được hóa đơn. Thời gian chu kỳ nhanh hơn chứng tỏ các quy trình hiệu quả hơn và tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn.
2. Độ chính xác của dự báo nhu cầu
Độ chính xác của dự báo nhu cầu là một số liệu quan trọng khác để đo lường sự thành công của doanh nghiệp khi hệ thống ERP đã được triển khai. Các giải pháp ERP hiệu quả phải có khả năng dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai dựa trên các con số thực tế của những quý trước. Hệ thống ERP có thể dự báo và theo dõi tiến độ đạt được, những con số dự đoán càng chính xác thì chứng tỏ hệ thống ERP càng thành công.
3. Lịch trình tuân thủ
Một KPI có liên quan khác là tuân thủ lịch trình, đo lường mức độ hiệu quả mà ERP cho phép công ty duy trì lịch trình sản xuất của mình. Một hệ thống ERP hiệu quả nên đưa con số dự kiến và con số thực tế của lịch trình sản xuất sát nhau hơn.
4. Sự hài lòng của khách hàng
Cách ERP ảnh hưởng đến khách hàng cũng là một thước đo cần thiết khác. Quy trình mới có mang lại sự hài lòng cho khách hàng không? Dịch vụ ngày càng tốt và nhanh hơn không? Doanh nghiệp có thể biết được bằng cách lắng nghe phản hồi của khách hàng và số lượng khách hàng mới hoặc cảm nhận chung của khách hàng.
5. Quyền lợi lao động
Hầu hết các công ty đều đánh giá thấp nền tảng ERP đã tác động đến lao động như thế nào trong khi nhân viên chính là người dùng hệ thống. Họ có hài lòng với quy trình mới không? ERP có cho phép nhân viên hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn không? Các công ty đã có thể tái phân bổ lao động hiệu quả hơn chưa?
Xác định KPI ERP cụ thể của doanh nghiệp
Đo lường KPI giúp các công ty phát triển trong dài hạn bằng cách đưa ra những con số cụ thể để nhắm tới. Dưới đây là một số ví dụ:
Chuỗi cung ứng / Hoạt động hàng tồn kho
- Hoàn thành, bổ sung đúng hạn lô hàng
- Đếm độ chính xác liên quan đến lượng hàng xuất kho và các lô hàng cần thiết
- Giao hàng đúng hẹn, chính xác cho khách hàng
- Thời gian thực hiện (xử lý đơn hàng) được rút ngắn
Hiệu suất bán hàng
- Tăng hiệu suất bán trung bình
- Tăng lợi nhuận trung bình trên mỗi lần bán
- Phát triển doanh số trên mỗi người đại diện (hàng tuần và hàng tháng)
- Giảm thiểu lượng tài khoản bị thất thoát
Phòng kế toán
- Dễ dàng tính toán tổng các khoản phải thu
- Dự đoán được các khoản phải thu trong 30, 60 và 90 ngày tiếp theo
- Giảm thiếu các khoản phải thu đã quá hạn
STAKEHOLDERS và TIMEFRAME
Nói cách khác, các bên liên quan và khung thời gian là hai yếu tố đại diện cho con người và quy trình bị tác động bởi hệ thống ERP. Khi đánh giá và đo lường mức độ thành công của các chương trình ERP, không thể bỏ qua hai yếu tố này.
Bên liên quan (Stakeholders): Các nhân tố có liên quan bắt buộc phải được phân tích và giám sát:
- Quản lý điều hành các bên liên quan đến chương trình ERP
- Người dùng nội bộ, ví dụ: đại lý hỗ trợ khách hàng, người mua, đại diện bán hàng
- Người dùng bên ngoài, ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
Khung thời gian (Timeframe): Trong thời gian hoạt động, hiệu quả và hiệu suất của tổ chức sẽ luôn bị ảnh hưởng ở một số mức độ. Nó cũng phụ thuộc vào khả năng của công ty trong việc quản lý sự thay đổi trong tổ chức.
Các doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy rằng ERP cải thiện doanh nghiệp bằng cách hợp lý hóa các quy trình và cho phép cung cấp thông tin thời gian thực và ra quyết định nhanh hơn. Khi các phép đo, giám sát được thực hiện, công ty không nên xem xét kết quả tại một thời điểm duy nhất mà là trên những tiến độ, kì vọng đã được đề ra trước đó. Theo thời gian, doanh nghiệp có thể xác định liệu họ có đạt được mục tiêu chưa hay cần phải có các hành động khắc phục nhằm đẩy nhanh quá trình áp dụng hệ thống ERP. Các khoảng thời gian giám sát điển hình có thể là một tháng, ba tháng, sáu tháng, một năm, hai năm sau khi áp dụng hệ thống ERP.
Theo TRG International
