Cụ thể, UBND thành phố cho biết hệ thống hạ tầng thiết bị tin học của nhiều cơ quan thuộc thành phố chưa có biện pháp bảo vệ , chưa thường xuyên rà soát, kiểm tra an toàn thông tin, tiềm ẩn nguy cơ gây lây lan khi bị tấn công qua mạng.
Bên cạnh đó, qua rà soát thành phố đã phát hiện nhiều cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố chưa đúng quy định về an toàn thông tin, dễ bị tin tặc khai thác. Chẳng hạn, một số tổ chức, cá nhân đã đặt mật khẩu đơn giản cho hòm thư điện tử cho hệ thống thư điện tử thành phố cấp, dễ bị lợi dụng để phát tán thư rác. Người sử dụng còn chủ quan, chưa hiểu biết khi xử lý các tình huống tấn công qua thư điện tử.
Các hình thức chủ quan, thiếu hiểu biết khi sử dụng tin học của cán bộ do thành phố nhắc tới bao gồm: xem các đường kết nối hoặc mở tệp đính kèm khi nhận thư điện tử không quen biết gửi đến; Sử dụng trao đổi công việc với hòm thư công cộng khác; Sử dụng đăng ký các dịch vụ Internet, mạng xã hội với mục đích cá nhân;
Đặc biệt, phổ biến là các trường hợp sử dụng thư điện tử trên các thiết bị công cộng, chưa được kiểm tra. Nhiều trường hợp chuyên viên sở, ngành gửi tài liệu họp điện tử phục vụ họp tại trụ sở UBND thành phố vẫn dùng các dịch vụ thư điện tử miễn phí như Gmail, Yahoo Mail...
Do đó, UBND thành phố Hà Nội yêu cầu các cơ quan trực thuộc, các cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý phải tăng cường an toàn, an ninh thông tin theo những nguyên tắc cụ thể, do thành phố hướng dẫn. Cụ thể là không khai thác sử dụng thư điện tử thành phố cấp trên các máy tính, thiết bị tin học sử dụng công cộng chưa được kiểm tra.
Đồng thời, các cơ quan, cá nhân không được sử dụng hòm thư điện tử thành phố vào mục đích cá nhân như đăng ký tài khoản, trao đổi thông tin cá nhân, nhận thông tin quảng cáo... từ các trang mạng, mạng xã hội, không mở tệp đính kèm hay nhấn xem đường dẫn theo chỉ dẫn khi không rõ đối tượng gửi.
Các cán bộ, công chức, viên chức của thành phố không được tiếp nhận thư gửi từ các hòm thư điện tử công cộng như: Gmail, Yahoo... trong trao đổi công việc. Đồng thời không trả lời, cung cấp thông tin cá nhân mình theo yêu cầu nào từ thư điện tử gửi đến.
Nhấn mạnh yêu cầu an toàn hệ thống, bảo mật thông tin, UBND thành phố Hà Nội thông báo sẽ không tiếp nhận tài liệu họp điện tử phục vụ họp tại trụ sở UBND thành phố do các cơ quan, đơn vị gửi bằng hòm thư điện tử công cộng.
Về sử dụng hòm thư do thành phố cấp, UBND thành phố khuyến cáo các tổ chức, cá nhân được cấp tạo hoặc thay bằng mật khẩu có tối thiểu 8 ký tự. Trong đó nên có ít nhất 1 ký tự chữ hoa (A-Z), 1 ký tự chữ thường (a-z), 1 ký tự số (0-9) và 1 ký tự đặc biệt (!@#$%...).
Bên cạnh đó, mật khẩu mới không nên trùng với tối thiểu 3 mật khẩu đã dùng gần nhất trước khi đổi. Các tổ chức, cá nhân sử dụng hòm thư do thành phố cấp nên định kỳ thay đổi mật khẩu trong thời gian không quá 3 tháng, và không nên sử dụng các mật khẩu dễ đoán như mật khẩu toàn số, mật khẩu trùng tên tài khoản.
