Tại sao việc quản lý dữ liệu lại quan trọng như vậy? Cân nhắc những gì có thể dẫn đến nếu không có nó: dữ liệu kém chất lượng, khó sử dụng, thiếu tính toàn vẹn, dễ bị tấn công bởi các mối đe dọa an ninh mạng, không nhất quán và không phải lúc nào cũng có sẵn cho người dùng doanh nghiệp.
Nói cách khác, từ quan điểm kinh doanh, hầu như không có ích lợi gì khi có dữ liệu mà không có quản trị dữ liệu.
Theo định nghĩa của Viện Quản trị Dữ liệu, quản trị dữ liệu là một hệ thống các quyền quyết định và trách nhiệm giải trình đối với các quá trình liên quan đến thông tin, được thực hiện theo các mô hình đã được xây dựng sẵn. Mô hình sẽ liệt kê rõ ai có thể thực hiện những tương tác với thông tin gì và khi nào, trong hoàn cảnh nào, sử dụng những phương pháp nào."
Quá trình chuyển đổi số đang được thực hiện tại rất nhiều tổ chức khiến cho việc quản trị dữ liệu càng trở nên quan trọng. Thậm chí còn quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp, bởi vì phần lớn thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào những dữ liệu đáng tin cậy, an toàn và cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm.
Không có gì ngạc nhiên khi nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ quản trị dữ liệu đang gia tăng. Công ty nghiên cứu thị trường Markets and Markets ước tính rằng thị trường quản trị dữ liệu toàn cầu sẽ tăng từ 2,1 tỉ USD vào năm 2020 lên 5,7 tỉ USD vào năm 2025. với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 22% trong giai đoạn dự báo.
Báo cáo cho biết các yếu tố như sự tăng trưởng nhanh chóng về khối lượng dữ liệu, quy định và tuân thủ quy định cũng như hợp tác kinh doanh ngày càng tăng được kỳ vọng sẽ thúc đẩy sự tăng trưởng của thị trường, báo cáo cho biết. Với sự ra đời của một số quy định về quyền riêng tư dữ liệu của các tổ chức chính phủ trên khắp thế giới, việc đảm bảo dữ liệu trong tổ chức được lưu trữ, sử dụng và loại bỏ một cách thích hợp đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Bằng cách tuân theo một số phương pháp hữu dụng dưới đây, các tổ chức có thể tạo ra một chương trình quản trị dữ liệu hiệu quả.
Xác định các yếu tố dữ liệu quan trọng và coi dữ liệu như một nguồn tài nguyên chiến lược
 |
Dữ liệu là một phần quan trọng tạo nên thành công của doanh nghiệp (Ảnh: Avenga) |
Không phải tất cả dữ liệu đều có tầm quan trọng như nhau đối với tổ chức và một phần của quản trị dữ liệu tốt là biết khía cạnh nào của cơ sở hạ tầng dữ liệu là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.
Jack McCarthy, CIO của State of New Jersey – Judiciary, cho biết: “Các phần tử dữ liệu quan trọng này được tìm thấy trong toàn bộ hệ thống trên nhiều báo cáo. để xác định các dữ liệu, bạn có thể truy tìm nguồn gốc của chúng và xác định các chính sách và thủ tục."
Ở cấp độ cơ bản hơn, các tổ chức cần nắm bắt được mức độ quan trọng của thông tin đối với sự thành công của doanh nghiệp. Điều này có thể giúp tạo ra một nền văn hóa hỗ trợ quản trị dữ liệu mạnh mẽ, bao gồm cả ở các cấp cao nhất của tổ chức.
“Kinh nghiệm của tôi là hiệu quả quản trị dữ liệu xuất phát từ việc doanh nghiệp sẵn sàng và có thể nắm bắt dữ liệu như một tài sản chiến lược quan trọng,” Bill Balint, CIO tại Đại học Indiana University of Pennsylvania cho biết.
Balint nói: “Việc chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có thể dẫn đến kết quả tích cực cho doanh nghiệp."
Đặt các chính sách và thủ tục cho toàn bộ vòng đời dữ liệu
Dữ liệu không tồn tại ở một thời điểm duy nhất. Nó được tạo bởi một nguồn, được làm mới, cập nhật, lưu trữ, phân tích, truyền, sao lưu, xóa, v.v. Có những điểm tiếp xúc tiềm năng trong mỗi bước của vòng đời và việc quản lý tốt dữ liệu qua các giai đoạn khác nhau đòi hỏi phải có các chính sách và quy trình cho từng giai đoạn.
McCarthy nói: “Xác định ai là chủ sở hữu hệ thống hoặc người nào có thể thay đổi dữ liệu trong suốt vòng đời của nó. Bằng cách này, các tổ chức có thể cung cấp các cách để kiểm tra dữ liệu để đảm bảo hiếu biết đủ và thấu đáo về các yếu tố dữ liệu."
Thu hút người dùng doanh nghiệp tham gia vào quá trình quản trị
Người dùng doanh nghiệp thường nằm trong số những người hưởng lợi lớn nhất từ việc quản trị dữ liệu tốt, vì nó cho phép họ có dữ liệu sẵn có, chất lượng cao để giúp họ thực hiện công việc của mình tốt hơn.
Bryan Phillips, Phó chủ tịch cấp cao về công nghệ và CIO tại công ty đóng gói Alpha Packaging, cho biết: “Tôi thích thành lập nhóm người dùng và cung cấp quyền truy cập dữ liệu cho họ. Sau đó, tôi muốn cho kiểm soát một lượng dữ liệu nhất định, phù hợp với những gì họ đang làm."
Điều này có xu hướng thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau, thúc đẩy chia sẻ kiến thức và thậm chí có thể tạo ra một chút cạnh tranh thân thiện, Phillips nói. Ông cho biết thêm, quản trị dữ liệu có thể bị coi là tiêu cực khi nó không được thực hiện đúng.
Chủ sở hữu dữ liệu thường là những người phù hợp nhất để lập danh mục dữ liệu của họ, Phillips nói. Ông nói: “Không ai có thể biết rõ đâu là dữ liệu thực sự cần thiết hơn họ. Sử dụng các nhóm này để xác định nơi các vấn đề tồn tại và giải quyết chúng."
Đừng bỏ bê việc quản lý dữ liệu chính
 |
Master Data (Ảnh: DEO) |
Quản trị nên bao gồm quản lý dữ liệu tổng thể, dữ liệu về doanh nghiệp cung cấp bối cảnh cho tất cả các giao dịch kinh doanh. Quản lý dữ liệu tổng thể hiệu quả có thể dẫn đến tính nhất quán và độ chính xác của dữ liệu cao hơn.
Phillips nói: “Phải tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa và tham chiếu chéo dữ liệu tổng thể. Đây thường là khu vực bị bỏ qua nhiều nhất. Nếu không có nó, dữ liệu có thể trở nên bị tắc nghẽn. Điều rất quan trọng là phải có một nhóm dữ liệu chính sở hữu điều này."
Lý tưởng nhất là nhóm chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu tổng thể nên là một nhóm có sự liên quan mật thiết đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp thay vì bộ phận IT đảm nhiệm trọng trách này, Phillips nói.
Hiểu giá trị của thông tin
Marc Johnson, cố vấn cấp cao và CIO ảo tại công ty tư vấn chăm sóc sức khỏe Impact Advisors cho biết: “Thông tin là mối tương quan của dữ liệu tạo ra giá trị cho một tổ chức. Điều này bao gồm hồ sơ tài chính, hồ sơ bệnh nhân, hồ sơ nhân viên, v.v.
Johnson nói: “Quản trị cần nhiều thứ hơn là phân loại dữ liệu. “Nó cần phân loại thông tin. Phân loại thông tin chỉ ra giá trị đối với tổ chức và tác động sau đó nếu bị mất, bị đánh cắp hoặc bị phá hủy. ”
Quản trị dữ liệu đòi hỏi sự thẩm định chi tiết để biết ai có quyền truy cập vào thông tin nào và thông tin đó có giá trị như thế nào đối với tổ chức, khách hàng, nhân viên, đối tác và những người khác.
Đừng hạn chế quá mức việc sử dụng dữ liệu
Do giá trị cạnh tranh của các nguồn thông tin và những rủi ro đáng kể về bảo mật và quyền riêng tư, các giám đốc điều hành CNTT có thể có xu hướng hạn chế mạnh mẽ cách dữ liệu được phân phối và sử dụng. Điều này có thể làm cho việc quản trị có vẻ như là một hoạt động tiêu cực hơn là một hoạt động tích cực trong các tổ chức - và cuối cùng là không khuyến khích sự đổi mới.
Brandon Jones, CIO tại nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm Worldwide Assurance cho Nhân viên các Cơ quan Công quyền (WAEPA), cho biết: "Hạn chế sử dụng dữ liệu ẫn đến hạn chế việc tạo ra giá trị và hạn chế giá trị kinh doanh. Điều này dẫn đến sự bất bình và thiếu sự chấp nhận của người dùng đối với các công nghệ của doanh nghiệp."
WAEPA đã xây dựng một nền tảng tích hợp và toàn diện để tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành một nền tảng tận dụng nhiều hình ảnh hóa dựa trên nhu cầu của các bên liên quan trong kinh doanh, Jones nói. Các mục tiêu bao gồm cải thiện khả năng truy cập, độ chính xác và tính đầy đủ của dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định trở nên chính xác hơn."
Jones nói: “Các nhà lãnh đạo tổ chức phải liên tục phát triển theo nhu cầu của doanh nghiệp và để làm được điều đó, mỗi bên liên quan cần có khả năng đóng góp. Họ cũng cần quyền truy cập dễ dàng và an toàn vào thông tin phù hợp với những gì họ đang làm."
Theo CIO
