12 bí quyết chuyển đổi ERP sang nền tảng đám mây thành công

VietTimes – Di chuyển các hệ thống ERP cũ sang nền tảng đám mây là một công việc đầy rẫy những khó khăn.

12 bí quyết chuyển đổi ERP sang nền tảng đám mây thành công (Ảnh: Cynoteck)

12 bí quyết chuyển đổi ERP sang nền tảng đám mây thành công (Ảnh: Cynoteck)

Việc chuyển đổi các hệ thống ERP cũ sang một nền tảng dựa trên đám mây hiện đại đã trở thành một yêu cầu kinh doanh bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Đây cũng có thể là dự án thách thức nhất, phức tạp nhất mà một CIO phải đảm nhận trong sự nghiệp của họ.

Nếu bạn làm đúng, công ty sẽ có vị thế tốt so với các đối thủ cạnh tranh trong nhiều năm tới. Nghiên cứu mới từ IDC chỉ ra rằng các doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển qua đám mây như một phần của sáng kiến chuyển đổi số trước đại dịch COVID-19 hoạt động tốt hơn nhiều so với các doanh nghiệp không thực hiện. Nhà phân tích Mickey North Rizza của IDC cho biết: “Nó cho phép các doanh nghiệp tự xây dựng các sản phẩm mới, cho phép họ trở thành người dẫn đầu thị trường".

Nhưng để có thể làm đúng và đạt được thành công không phải điều dễ dàng. Như Rizza đã chỉ ra, "Nếu bạn thiếu một yếu tố dữ liệu nhỏ khi thực hiện quá trình di chuyển này, bạn có thể thực sự đảo lộn công việc kinh doanh."

Để giúp các CIO tránh được những sai lầm, bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số bí quyến giúp chuyển ERP sang nền tảng đám mây thành công.

1. Rút ra bài học kinh nghiệm từ những lần chuyển sang nền tảng đám mây trước đây

Hầu như mọi doanh nghiệp đã chuyển các ứng dụng không phải ERP lên đám mây hoặc sang nền tảng SaaS.

Ngay từ đầu trong quá trình này, các CIO nên tập hợp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, người dùng cuối và nhân viên CNTT có liên quan đến các dự án trước đây lại với nhau để xác định các chi phí không lường trước hoặc các rào cản kỹ thuật có thể gặp phải, cũng như vấn đề bảo mật, quyền riêng tư, sao lưu dữ liệu không mong muốn hoặc các vấn đề về mạng. Điều quan trọng nữa là xác định bất kỳ nhóm hoặc cá nhân nào trong công ty đặc biệt chống lại sự thay đổi. Mỗi công ty đều có một nền văn hóa độc đáo, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu cách triển khai nền tảng đám mây sao cho phù hợp với doanh nghiệp.

2. Lập một kế hoạch toàn diện và bám sát nó

12 bí quyết chuyển đổi ERP sang nền tảng đám mây thành công ảnh 1

Các doanh nghiệp cần phải lập ra một kế hoạch toàn diện và bám sát theo nó (Ảnh: CIO)

Không ai dại gì mà bắt tay vào một dự án tầm cỡ này mà không có kế hoạch. Nhưng bạn cần nhiều hơn một kế hoạch: Bạn cần một kế hoạch di chuyển ứng dụng, một kế hoạch di chuyển dữ liệu và một kế hoạch truyền thông, bên cạnh các kế hoạch đào tạo, bảo mật, mạng và giám sát và bảo trì liên tục. Quá trình di chuyển trên đám mây ERP tại một doanh nghiệp lớn có thể mất ba hoặc bốn năm để hoàn thành, do đó, kế hoạch tổng thể toàn diện của các kế hoạch phải có các cột mốc cụ thể. Các doanh nghiệp nên cố gắng để giữ đúng tiến độ và tránh bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, kế hoạch này cũng phải có một số tính linh hoạt để phù hợp với các điều kiện kinh doanh đang thay đổi.

3. Kiểm kê các ứng dụng và dữ liệu

Sau 10 năm hoặc 20 năm, doanh nghiệp nên tùy chỉnh các ứng dụng thương mại và viết một vài ứng dụng của riêng mình. Tương tự với dữ liệu, doanh nghiệp cần biết những gì mình có, hình dạng của nó, vị trí của nó, lượng dữ liệu cần di chuyển với các ứng dụng, dữ liệu lịch sử nào cần được lưu trữ và trong bao lâu.

4. Tham khảo các quy trình kinh doanh

Điều quan trọng là phải hiểu cách hệ thống ERP di chuyển sang các hệ thống khác. Và điều đó áp dụng cho cả hệ thống nội bộ, chẳng hạn như CRM, cũng như cho các đối tác kinh doanh, những người có thể phải thay đổi quy trình của họ để đáp ứng với những thay đổi của bạn.

Ngoài ra, các tổ chức cần thực hiện một “kho kiến thức” để hiểu rõ không chỉ những gì họ có mà còn cả những gì họ làm về các quy trình và thủ tục có thể bị ảnh hưởng bởi việc chuyển sang nền đám mây.

5. Quyết định cách tiếp cận một hoặc hai bước

Có hai chiến lược mà các doanh nghiệp có thể thực hiện khi chuyển các ứng dụng ERP lên đám mây. Họ có thể “nâng và chuyển” các ứng dụng hiện có sang nền tảng đám mây như bước đầu tiên, sau đó theo thời gian sẽ tái cấu trúc hoặc viết lại các ứng dụng cụ thể để tận dụng tối đa các lợi ích kinh doanh của một ứng dụng gốc đám mây được tối ưu hóa, được sắp xếp hợp lý. Hoặc doanh nghiệp có thể thực hiện "tất cả trong một bước" bằng cách hiện đại hóa các ứng dụng trong khi chúng chưa được chuyển lên nền tảng đám mây. Nói chung, cách tiếp cận hai bước phổ biến hơn; nó mang lại lợi ích nhanh hơn và ít rủi ro hơn.

6. Thiết lập một chương trình đào tạo toàn diện

12 bí quyết chuyển đổi ERP sang nền tảng đám mây thành công ảnh 2

Thiết lập một chương trình đào tạo toàn diện (Ảnh: CIO)

Giám đốc điều hành trường đại học Wellesley Ravi Ravishanker là một người kỳ cựu trong hai lần nâng cấp ERP tại các công việc trước đây khi ông khởi động dự án chuyển các ứng dụng ERP cũ của trường sang nền tảng đám mây Workday. Ông nói: Sự sẵn có của các tài liệu và phương pháp đào tạo là “yếu tố thay đổi cuộc chơi”.

Ravishanker thấy hữu ích khi tùy chỉnh tài liệu đào tạo của Workday cho người dùng cuối của mình. Ông nói: “Chúng tôi cần tạo ra các tài liệu hướng dẫn mọi người thực hiện quy trình bằng ảnh chụp màn hình".

Nhóm của ông đã đưa các nhóm nhân viên vào phòng máy tính để được đào tạo thực hành; và trong một số trường hợp, bộ phận IT đã tiến hành đào tạo trực tiếp tại văn phòng của nhân viên (trước khi đại dịch COVID-19 diễn ra). Ravishanker chỉ ra rằng đào tạo là một quá trình liên tục; ngay cả sau khi hệ thống đã được triển khai, các tổ chức cần tiết kiệm thời gian của nhân viên để các tài liệu đào tạo có thể được cập nhật liên tục.

7. Tự động hóa nhiều quy trình nhất có thể

Tự động hóa có thể giúp các doanh nghiệp tăng tốc độ di chuyển ERP lên đám mây và nó cũng có thể giúp giảm thiểu lỗi của con người. Có nhiều công cụ tự động hóa có sẵn, bao gồm những công cụ tự động hóa truyền dữ liệu, kiểm tra quá trình di chuyển dữ liệu để đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác và tự động hóa kiểm tra, sao lưu.

8. Di chuyển các ứng dụng ít quan trọng nhất đầu tiên

Các nhà cung cấp ERP thường khuyên doanh nghiệp nên tạo một bảng phân loại các ứng dụng dựa trên mức độ sử dụng, độ phức tạp và tác động của chúng đối với doanh nghiệp.

Theo chiến lược này, khi bắt tay vào quá trình chuyển đổi ERP, các nhà lãnh đạo CNTT nên bắt đầu với những ứng dụng có ảnh hưởng ít nhất đến doanh nghiệp. Ravishanker đã sử dụng phương pháp này để chuyển các ứng dụng ERP của Wellesley sang Workday, tiết kiệm tài chính và bảng lương quan trọng cho sứ mệnh cuối cùng. Là một phần của chiến lược này, Ravishanker thực sự chạy hệ thống cũ và mới song song trong một khoảng thời gian để đảm bảo rằng việc chuyển đổi sẽ hoạt động mà không gặp trở ngại nào.

9. Xem xét các tác động của mạng và bảo mật

12 bí quyết chuyển đổi ERP sang nền tảng đám mây thành công ảnh 3

Bảo mật là một yếu tố hết sức quan trọng khi chuyển ERP lên nền tảng đám mây (Ảnh: CIO)

Sau khi doanh nghiệp có các quy trình kinh doanh cốt lõi chạy trên đám mây, điều quan trọng là nhân viên của họ có thể truy cập an toàn vào các ứng dụng đó từ bất kỳ vị trí nào. Các công ty nên đảm bảo rằng nhân viên kết nối qua VPN và xác thực hai yếu tố là bắt buộc. Các doanh nghiệp cũng nên có các kết nối dự phòng với đám mây, với một số kết hợp của MPLS, Metro Ethernet và các liên kết băng thông rộng truyền thống.

10. Tìm ra các lỗ hổng kỹ năng có thể ảnh hưởng đến quá trình di chuyển

Đối với các công ty không có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển ứng dụng lên đám mây, điều quan trọng là phải đánh giá trung thực các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc và phù hợp với kỹ năng của nhân viên IT. Họ có đủ băng thông và kiến thức chuyên môn để viết lại các ứng dụng cho đám mây không? Họ có tham gia vào các quy trình kinh doanh đến mức có thể đánh giá các ứng dụng và quyết định ứng dụng nào có thể phải hoạt động trước vì lý do pháp lý hoặc bảo mật, quy trình nào sẽ chuyển sang đám mây và sẽ mang lại lợi ích kinh doanh đáng kể. Nhiều công ty đã thuê những chuyên gia tư vấn về để thực hiện quá trình này.

11. Đánh giá lại việc lập kế hoạch phục hồi sau sự cố và hoạt động kinh doanh liên tục

Khi các ứng dụng ERP của doanh nghiệp đã được chuyển lên nền tảng đám mây, điều quan trọng là các kế hoạch DR / BC phải phản ánh thực tế mới. Tin tốt là việc di chuyển các ứng dụng lên đám mây mang lại cơ hội cải tiến các kế hoạch sao lưu bao gồm việc phục hồi dữ liệu dựa trên nền tảng đám mây. Điều này có thể loại bỏ nhu cầu về một trung tâm dữ liệu dự phòng hoặc một cơ sở vật lý lưu trữ các đĩa hoặc băng sao lưu.

12. Đừng quên yếu tố chủ quyền dữ liệu

Các tổ chức cần hiểu rằng họ vẫn có trách nhiệm tuân thủ các quy định về quyền riêng tư như GDPR và bảo vệ dữ liệu của khách hàng cho dù dữ liệu đó được đặt ở đâu.

Theo CIO