Cụ thể, kiểm soát viên L.T.M.T (31 tuổi) được phân công nhiệm vụ trực chính trong ca từ 19 giờ tối ngày 9/3 đến 7 giờ 30 sáng 10/3, trong đó có nhiệm vụ điều hành chuyến bay VJ921 cất cánh từ Hải Phòng đi Seoul (Hàn Quốc) và chuyến bay VJ 292 từ TP.HCM về Hải Phòng.
Tuy nhiên, trong quá trình trực chính, kiểm soát viên này đã ngủ quên từ 21 giờ 40 đến 23 giờ 15 và không duy trì liên tục canh nghe trên các kênh liên lạc được chỉ định. Việc này khiến cho hoạt động điều hành bay bị gián đoạn suốt hơn 30 phút đồng hồ, 2 chuyến bay VJ921 và VJ292 thiết lập tổng cộng 39 lần liên lạc nhưng kiểm soát viên L.T.M.T không trả lời.
Tương tự, kiểm soát viên trực hiệp đồng N.V.C (60 tuổi) được phân công nhiệm vụ trực chính trong ca từ 19 giờ tối ngày 9.3 đến 7 giờ 30 sáng 10.3, nhưng đã không có mặt tại vị trí trực điều hành không lưu từ lúc 21 giờ 40 ngày 9/3 đến 5 giờ 40 ngày 10/3.
Đối với Công ty Quản lý bay miền Bắc - Tổng Công ty Quản lý bay Việt Nam, Cảng vụ Hàng không miền Bắc yêu cầu tổ chức bình giảng sau vụ việc kiểm soát viên không lưu làm gián đoạn điều hành không lưu với 2 máy bay, xử lý nghiêm các cá nhân có liên quan, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và tránh xảy ra các sự cố tương tự.
Cảng vụ Hàng không miền Bắc yêu cầu Công ty quản lý bay báo cáo kết quả bình giảng và xử lý kỷ luật đối với các cá nhân bằng văn bản về Cảng vụ trước ngày 25/3.
Trước đó, Cục Hàng không đã đình chỉ nhiệm vụ của Đài trưởng Đài kiểm soát không lưu Cát Bi, cử Phó trưởng Trung tâm kiểm soát không lưu Hà Nội có kinh nghiệm thay thế và trực tiếp quản lý, điều hành Đài kiểm soát không lưu Cát Bi, đồng thời tăng cường 2 kiểm soát viên không lưu thay thế cho các kiểm soát viên vi phạm.
Trước đó, chuyến bay số hiệu VJ 921 từ Hải Phòng đi Seoul (Hàn Quốc) dự kiến cất cánh tại sân bay Cát Bi lúc 23h45 ngày 9/3. Nhưng trong khoảng thời gian từ 22h51 đến 23h24, cơ trưởng liên lạc với Đài kiểm soát không lưu 29 lần mà không nhận được trả lời. Đến 23h24, kiểm soát viên không lưu mới trả lời. Chuyến bay này cất cánh an toàn lúc 23h58, chậm 13 phút so với dự kiến.
Còn chuyến bay số hiệu VJ 292 từ TP.HCM đến Hải Phòng dự kiến hạ cánh tại Cát Bi lúc 23h30. Nhưng từ 23h14 đến 23h38, cơ trưởng chuyến bay đã liên lạc với đài kiểm soát không lưu 10 lần nhưng cũng không nhận được trả lời.
Đến 23h39, kiểm soát viên không lưu mới trả lời. Chuyến bay này hạ cánh an toàn xuống sân bay Cát Bi lúc 23h54, chậm 24 phút so với dự định. Tổng cộng thời gian cơ trưởng không thể liên lạc với kiểm soát viên không lưu là 23 phút.
Cảng vụ Hàng không miền Bắc cho biết, thời điểm xảy ra sự việc trên, trang thiết bị của Đài kiểm soát không lưu Cát Bi hoạt động bình thường.
Thời điểm xảy ra vụ việc, ca trực của Đài kiểm soát không lưu Cát Bi có 3 người gồm: 2 kiểm soát viên không lưu (1 người trực chính, 1 người trực hiệp đồng) và 1 nhân viên trực kỹ thuật.
