Microsoft Word hỗ trợ rất nhiều tùy chọn định dạng văn bản từ cơ bản đến nâng cao. Bên cạnh đó, nó cung cấp rất nhiều phím tắt giúp người dùng thao tác nhanh và dễ dàng hơn. Nếu bạn cần áp dụng các định dạng phức tạp trên nhiều đoạn văn bản khác nhau, bạn cũng có thể sử dụng công cụ Format Painter.
Tuy vậy, việc định dạng thủ công thường mất nhiều thời gian. Nếu tài liệu của bạn có những từ lặp lại nhiều lần và bạn cần định dạng tất cả chúng, bạn có thể thiết lập để Word tự động định dạng giúp bạn.
Mở file tài liệu Word mới và gõ từ hoặc cụm từ bạn muốn định dạng tự động. Tiếp theo, bạn thực hiện định dạng văn bản theo ý thích. Khi hoàn tất, bạn chọn văn bản, và nhấn tổ hợp phím Alt + T. Khi thấy cửa sổ nhỏ xuất hiện ở trên cùng màn hình, bạn nhấn phím A.
Thao tác trên sẽ mở cửa sổ AutoCorrect. Bạn chọn thẻ AutoCorrect. Trong phần Replace text as you type, bạn chọn tùy chọn Formatted text. Trong hộp Replace, bạn nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn định dạng tự động. Từ/cụm từ ở đây sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường. Nhấn nút Add, và sau đó nhấn nút OK.
Kể từ bây giờ trở đi, mỗi khi bạn gõ từ hoặc cụm từ bạn đã định nghĩa trên AutoCorrect, nó sẽ tự động được định dạng. Điều này áp dụng trên tất cả các tài liệu Microsoft. Do vậy, nếu bạn chỉ cần nó trên một tài liệu cụ thể, bạn phải xóa nó khỏi AutoCorrect khi bạn hoàn thành công việc. Nó sẽ không hoàn tác bất kỳ định dạng nào bạn đã áp dụng trên tài liệu.
Chức năng này về cơ bản chính là chức năng tự động sửa nhưng nó thông minh hơn và có kèm định dạng. Nếu bạn đang viết một tài liệu kỹ thuật hoặc một bài nghiên cứu bắt buộc tuân theo các chuẩn định dạng nhất định, cách này sẽ giúp bạn hạn chế lỗi. Nếu bạn bạn cần in đậm hoặc gạch chân một từ lặp lại nhiều lần trên tài liệu, mẹo nhỏ này sẽ đảm bảo bạn sẽ không bao giờ bỏ sót bất kỳ từ nào.
