Làm thế nào để lựa chọn đúng phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính cho doanh nghiệp?

VietTimes – Việc lựa chọn phần mềm hợp nhất tài chính phù hợp có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng tăng tốc quá trình lập báo cáo tài chính, lập ngân sách, tổng hợp, dự báo, phân tích dữ liệu lớn (Big Data).

Ảnh: TRG International

Ảnh: TRG International

Việc hợp nhất báo cáo tài chính thủ công tốn nhiều thời gian và công sức. Nhiều doanh nghiệp nhận thấy các quy trình thủ công không còn đáp ứng được nhu cầu của họ và có thể dẫn đến sự chậm trễ và thiếu chính xác nghiêm trọng trong quá trình báo cáo tài chính cuối năm.

Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng quy trình hợp nhất tài chính dựa trên các spreadsheet truyền thống ngày càng gặp nhiều vấn đề khi họ cố gắng tạo ra các bản báo cáo tài chính sâu sắc và đáp ứng các yêu cầu kế toán liên công ty.

Ngược lại, những doanh nghiệp tận dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình hợp nhất tài chính đã tăng cả độ chính xác và hiệu quả của những bản báo cáo này.

Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính?

Phần mềm hợp nhất tài chính là một công cụ có thể dễ dàng và tăng tốc quá trình lập báo cáo tài chính, lập ngân sách, tổng hợp, dự báo, phân tích dữ liệu lớn (Big Data). Thông qua phần mềm hợp nhất tài chính, doanh nghiệp có thể dễ dàng tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, sử dụng nhiều lao động và nâng cao hiệu suất của các phòng ban trong tổ chức.

Hiện có rất nhiều phần mềm hợp nhất tài chính trên thị trường, nhưng đó không phải là một quyết định dễ dàng đối với các CFO và chủ doanh nghiệp, hãy xem xét các yếu tố sau trước khi chọn sử dụng phần mềm hợp nhất tài chính cho doanh nghiệp.

1. Nhanh và tốc độ

Chọn phần mềm phù hợp cho phép doanh nghiệp tăng tốc và hợp lý hóa các quy trình hợp nhất báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm nhanh, linh hoạt có khả năng đáp ứng cả cách thức tổ chức, hoạt động cũng như các tiêu chuẩn báo cáo quốc tế khác nhau, chẳng hạn như IFRS và GAAP, mà doanh nghiệp đang tuân thủ.

2. Khả năng tích hợp

Việc tìm kiếm phần mềm phù hợp có thể cho phép doanh nghiệp tích hợp chúng với nền tảng quản lý hiệu suất để doanh nghiệp cũng có thể phát triển, trở nên tập trung và nhanh nhẹn hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn có một số công ty con chạy nhiều hệ thống ERP, điều quan trọng là phần mềm mới cần phải được tích hợp tốt với tất cả hệ thống cũ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể liên kết tất cả kết quả tài chính vào một nguồn dữ liệu chung, do đó cung cấp mức độ minh bạch cao hơn trong báo cáo của tổ chức.

3. Tự động hóa

Hầu hết các phần mềm hợp nhất tài chính ngày nay sẽ cung cấp các tùy chọn khác nhau để tự động hóa. Từ việc chuẩn bị dữ liệu cho đến hợp nhất các biện pháp, chuyển đổi đơn vị tiền tệ hoặc tạo báo cáo đều có thể được tự động hóa để giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác tổng thể.

Phần mềm hợp nhất tài chính hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp không chỉ tự động hóa mà còn có các chức năng kiểm soát, kiểm tra và tự động chạy một loạt các bước khác nhau trong quy trình hợp nhất. Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu quả tổng thể của quá trình hợp nhất báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

4. Hợp nhất dữ liệu trên thời gian thực

Các giải pháp tự động hóa có thể hợp nhất dữ liệu trong thời gian thực, cập nhật và sắp xếp dữ liệu khi doanh nghiệp của hoặc các bên liên quan tham gia vào hệ thống. Với giải pháp thời gian thực, dữ liệu và báo cáo tài chính có thể sẵn sàng để xem xét ngay sau khi hệ thống nhận được tất cả dữ liệu cần thiết.

5. Nâng cao các báo cáo tài chính

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm hợp nhất tài chính mà họ sử dụng có khả năng phân tích mạnh mẽ và trực quan hóa dữ liệu để nâng cao chất lượng trong những bản báo cáo tài chính.

6. Chức năng ngành

Một yếu tố quan trọng không kém cần chú ý khi lựa chọn phần mềm hợp nhất tài chính là các yêu cầu riêng của ngành mà doanh nghiệp cần tuân theo. Do đó, hãy đảm bảo phần mềm doanh nghiệp sử dụng có thể thực hiện các tác vụ cần thiết theo tiêu chuẩn ngành.

Ngoài ra, hệ thống cũng cần phải được bảo mật với SSL, VPN hoặc xác thực 2 yếu tố và khả năng giới hạn quyền truy cập dữ liệu theo người dùng.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính

Bằng cách đầu tư vào phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính phù hợp, nó sẽ cung cấp cho doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận tài chính, một giải pháp tùy chỉnh để tự động hóa tất cả các tính toán phức tạp và quy trình hợp nhất, chẳng hạn như:

- Kết nối dữ liệu từ tất cả các quy trình tài chính quan trọng

- Cung cấp dữ liệu thời gian thực

- Cải thiện phân tích và báo cáo

- Giảm lỗi

- Trích lập dự phòng thuế, quy định quản lý và ngoại hối

- Tự động lập kế hoạch tài chính, lập ngân sách, dự báo, phân tích, báo cáo, hợp nhất

Các tính năng chính cần tìm khi chọn phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính

Phần mềm hợp nhất tài chính phù hợp sẽ mang lại độ chính xác và hiệu quả cho các chức năng tài chính và việc ra quyết định của doanh nghiệp nói chung.

Các tính năng chính mà doanh nghiệp cần phải xem xét trước khi chọn sử dụng phần mềm hợp nhất tài chính là:

- Khả năng chuyển đổi tiền tệ

- Việc loại bỏ tín dụng / ghi nợ và chi phí / doanh thu giữa các công ty

- Loại bỏ khoản đầu tư vào các công ty con của công ty

- Tính toán và báo cáo dòng tiền

- Tạo và so sánh các dự báo trong tương lai

- Quản lý nhiều biểu đồ tài khoản

- Điều chỉnh giữa các công ty ở cấp độ tài liệu

- Hợp nhất các hoạt động hợp nhất và giao dịch

- Tích hợp với phần mềm kinh doanh khác

- Tương lai bảo mật có thể mở rộng để đảm bảo mức độ an ninh của tất cả dữ liệu

- Môi trường tập trung để xử lý giao dịch liên công ty

- Báo cáo tổng hợp theo thời gian thực

Việc có một nguồn dữ liệu duy nhất với thông tin chi tiết, chính xác và kịp thời cho các team quản lý và tài chính là điều tối quan trọng. Đối với hầu hết các doanh nghiệp cỡ vừa, họ đều phải sử dụng các công cụ giám sát và phần mềm báo cáo phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập, hợp nhất, báo cáo dữ liệu tài chính và các dự báo quan trọng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định.

Bằng cách tích hợp hệ thống kế toán hiện tại và các hệ thống giao dịch khác, doanh nghiệp có thể loại bỏ các lỗi con người thường xảy ra trong quá trình hợp nhất báo cáo tài chính.

Theo TRG International