Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp: bài toán khó mà dễ

Doanh nghiệp có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao? Các bộ phận “bất hợp tác?” Cấp quản lý phản hồi hoặc đưa ra chỉ đạo quá chậm chạp khi nhân viên cần hỗ trợ. Các vấn đề tưởng chừng như không liên quan này thực ra có khả năng xuất phát từ cùng một nguyên nhân: thiết kế cơ cấu tổ chức kém hiệu quả.

Khi nói về cơ cấu tổ chức, chúng ta thường nghĩ đến những sơ đồ hình cây trong đó liệt kê các vị trí trong doanh nghiệp và mối quan hệ giữa chúng. Tuy nhiên, về bản chất, thiết kế cơ cấu tổ chức phức tạp hơn như vậy. Đó là cả một quá trình dài hơi để lựa chọn và triển khai một cơ cấu phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức, bao gồm: mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền, chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ từng vị trí nhân sự... Doanh nghiệp càng mở rộng, cơ cấu tổ chức càng phải được thiết kế chặt chẽ.

Một nghiên cứu của hãng phân tích McKinsey đã cho thấy khi tái thiết kế cơ cấu tổ chức, chỉ 25% doanh nghiệp thành công, còn 44% “hết hơi” sau khi tiến hành. Nguyên nhân là do các lãnh đạo doanh nghiệp lúng túng trong bài toán thiết kế tổ chức, quản trị nhân sự.

Chỉ có 2 thứ làm cho doanh nghiệp trở nên phân cực và quan liêu là bổ nhiệm và đánh giá nhân sự -

Ben Horowitz, người sáng lập công ty @Loudcloud

Chẳng hạn khi nhân viên của công ty phàn nàn về việc không bao giờ nhận được phản hồi từ phía lãnh đạo đối với đề xuất của họ, thì lãnh đạo giải thích rằng mình phải làm việc qua rất nhiều tầng lớp phòng ban để đưa ra quyết định, đồng thời có quá nhiều báo cáo từ nhân viên mà họ không đủ thời gian để phê duyệt. Nguyên nhân của vấn đề này vượt xa khỏi năng lực lãnh đạo cá nhân mà đến từ việc phân cấp không hợp lý.

Ông Phạm Kim Hùng, nhà sáng lập và CEO của Base.vn, người đã dẫn dắt doanh nghiệp tăng trưởng từ 20 lên 250 nhân sự trong vòng 2 năm đã chia sẻ kinh nghiệm: “Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là kết quả của những con người họ đang có và việc những người này sẽ tận dụng các nguồn lực khác như thế nào. Để đảm bảo một doanh nghiệp vận hành hiệu quả, dựa trên những nguyên tắc nhất quán, minh bạch, coi trọng sự phát triển của mỗi cá nhân thì thiết kế tổ chức là quan trọng bậc nhất”.

ông Phạm Kim Hùng - CEO Base.vn

Trong 2 năm vừa qua, ông Hùng và các cộng sự tại Base.vn đã phát triển hai bộ giải pháp là Work+ (quản lý công việc, quy trình và nâng cao năng suất) và Info+ (quản trị thông tin và giao tiếp nội bộ), được các doanh nghiệp đánh giá khá cao. Mới đây, Base.vn lại tiếp tục cho ra mắt nền tảng quản trị nhân sự Base HRM+ bao gồm hơn 20 ứng dụng chuyên biệt như quản trị tuyển dụng, quản lý quy trình Onboard, quản lý nghỉ phép, quản lý và tính toán ngày công, chấm công nhận diện khuôn mặt, quản trị mục tiêu (KPI/OKR), tính lương, vinh danh và khen thưởng...

Chia sẻ thêm về nền tảng Base HRM+, ông Trịnh Ngọc Bảo, Giám đốc vận hành Base.vn cho biết: “Chúng ta thường nói nhiều đến trải nghiệm khách hàng mà ít bàn về trải nghiệm của nhân viên, trong khi nhân viên chính là khách hàng nội bộ của doanh nghiệp. Tôi nghĩ chúng ta nên dành sự quan tâm tương xứng và thiết kế một trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên, bởi suy cho cùng, nếu nhân viên hạnh phúc, doanh nghiệp sẽ hạnh phúc và tăng trưởng bền vững”.

ông Trịnh Ngọc Bảo - Giám đốc vận hành Base.vn

Base HRM+ được phát triển để giải quyết 4 bài toán cốt lõi trong hành trình của một nhân viên trong doanh nghiệp.

Thứ nhất là thiết kế cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa các chức năng nhiệm vụ, bảng mô tả công việc và yêu cầu của mỗi vị trí để nhân viên hiểu rõ và thực thi đúng vai trò của mình.

Thứ hai là tự động hoá các chính sách phúc lợi, chấm công và tính lương, giúp nhân viên tự nhìn nhận minh bạch về bảng công lương hằng tháng, còn doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức tổng hợp, tra soát dữ liệu.

Thứ ba là quản trị mục tiêu và đánh giá hiệu suất, là bước quan trọng để thúc đẩy toàn bộ nhân viên cùng phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.

Cuối cùng là bài toán đào tạo và phát triển nhân tài nhằm vạch ra một lộ trình thăng tiến rõ ràng để giữ chân nhân viên, đặc biệt là những người có năng lực.

Mặc dù mỗi ứng dụng trong Base HRM+ giải quyết chuyên sâu một nghiệp vụ khác nhau nhưng chúng được tích hợp chặt chẽ, đảm bảo sự nhất quán và đồng bộ về mặt dữ liệu, đồng thời đáp ứng được kỳ vọng của doanh nghiệp về tính toàn diện của nền tảng HRM+.

Ông Ben Horowitz, người sáng lập công ty @Loudcloud đã từng có triết lý nổi tiếng: “Chỉ có 2 thứ làm cho doanh nghiệp trở nên phân cực và quan liêu là bổ nhiệm và đánh giá nhân sự”. Còn cầu thủ kiêm huấn luyện viên bóng chày nổi tiếng người Mỹ Yogi Berra thì nói rằng “Nếu chúng ta không biết đích đến trên đường chúng ta đi thì chúng ta sẽ dừng chân ở một nơi vô định”.

Triết lý trên cho thấy việc xác định mục tiêu và giải quyết tốt bài toán quản trị nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp tiến nhanh hơn. Đây cũng là lời giải cho câu hỏi vì sao có những doanh nghiệp phát triển nhanh hơn doanh nghiệp khác dù xuất phát điểm như nhau, vì sao có những doanh nghiệp không có những nhân sự xuất sắc lại phát triển tốt hơn những doanh nghiệp mà nhìn từ bên ngoài gồm toàn những người tài năng.

Được biết, Base.vn cũng vừa ký kết hợp tác với Câu lạc bộ Chuyển đổi số (Chudoso) và Hội Doanh nghiệp trẻ Hà Nội (HanoiBA) nhằm đưa các sản phẩm của Base tiếp cận nhiều hơn nữa đến cộng đồng. Được biết hiện các nền tảng Base Work+, Base Info+ và Base HRM+ đã được hơn 5.000 doanh nghiệp sử dụng.

Base Work+ có gì đặc biệt mà hàng nghìn doanh nghiệp Việt đang sử dụng?