5 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng

VietTimes -- Dưới đây là 5 phần mềm vô cùng hữu dụng sẽ khiến cho việc xử lý giấy tờ, tài liệu hay chuyên môn khác của bạn trở nên linh hoạt và thông minh hơn.

(ảnh: Expert Reviews)

(ảnh: Expert Reviews)

1. Batch Word to PDF Converter

Đôi khi do yêu cầu công việc, bạn cần chuyển các tập tin (file) định dạng văn bản như MS Word sang định dạng PDF. Tuy nhiên với phần mềm MS Word hiện nay, mặc dù cho phép chuyển đổi trực tiếp sang PDF nhưng chỉ đổi được duy nhất “một” tập tin trong một lúc. Nếu số lượng các tập tin văn bản là lớn, ví dụ lên đến hơn 100 file, việc chuyển đổi thủ công từng tập tin một như vậy sẽ gây mất nhiều thời gian và công sức.

Batch Word to PDF Converter sẽ giải quyết vấn đề trên. Đây là phần mềm cho phép chuyển đổi trực tiếp “hàng loạt” các tập tin định dạng Word sang định dạng PDF trong cùng một lúc. Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ thêm một chức năng khác là hợp nhất tất cả các file tài liệu được chuyển đổi thành một file PDF duy nhất.

5 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng ảnh 1

Ngoài định dạng MS Word (DOC, DOCX), Batch Word to PDF Converter còn có thể chuyển đổi các định dạng như Excel (XLS, CSV, ODF, ODS), PowerPoint (PPT, PPTX, ODP, ODF), Rich Text (RTF), Plain Text (TXT) sang PDF. Đặc biệt, Batch Word to PDF Converter còn có một số tùy chọn bảo mật cho phép người dùng đặt bản quyền toàn cầu với PDF đầu ra (phòng ngừa in ấn và ngăn chặn sao chép). Người dùng cũng có thể đặt mật khẩu quản lý chủ sở hữu để kiểm soát mức độ bảo mật của tệp PDF.

Batch Word to PDF Converter sở hữu một trong những giao diện dễ sử dụng nhất trong các ứng dụng dạng này. Phần mềm hỗ trợ các thứ tiếng: Anh, Ý, Đức, Pháp, Hà Lan, Bồ Đào Nha, Ả Rập, Trung Quốc giản thể/phồn thể, Hy Lạp, Séc, Hàn Quốc, Đan Mạch, Tây Ban Nha.

2. ABBYY FineReader

5 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng ảnh 2

Hãy đặt vào tình huống bạn có trong tay bản cứng một tập tài liệu, scan ra hay chụp ảnh thì vẫn là các tập tin PDF, JPG, PNG, vẫn là dạng cứng không copy, edit (chỉnh sửa) được. Mà bạn lại cần lấy thông tin và dữ liệu từ bản cứng đó, hoặc cần tạo một file mềm y hệt bằng các định dạng có thể edit được như Word, Excel,... Bạn sẽ làm gì? Ngồi gõ lại các văn bản đó, vốn rất tốn thời gian và công sức, hoặc có cách xử lý thông minh và nhanh hơn, là sử dụng các phần mềm hay ứng dụng nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition, OCR).

OCR là công nghệ số hóa phương tiện giấy cho phép chuyển đổi hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ đánh máy (được quét bằng máy scanner) thành các văn bản tài liệu. OCR hình thành qua các nghiên cứu về nhận dạng mẫu, trí tuệ nhân tạo (AI) và machine vision.

ABBYY FineReader là phần mềm nhận diện quang học (OCR) mạnh mẽ và tốt nhất hiện nay, hỗ trợ chuyển đổi trực tiếp PDF, JPG, PNG sang Word, Excel, RTF, HTML, TXT, PDF/A mà không bị lỗi font tiếng Việt hay mất chữ như hầu hết các phần mềm, ứng dụng chuyển đổi khác. Ngoài nhận dạng văn bản, ABBYY Fine Reader thậm chí còn nhận dạng được bố cục, bảng, ngôn ngữ.

Điểm lưu ý khi bạn sử dụng phần mềm này là mặc dù tốt nhất nhưng không phải ABBYY FineReader sẽ trả kết quả chính xác tuyệt đối 100% (thường là 99%). Người dùng cần kiểm tra lại để tránh lỗi chính tả, đặc biệt là những văn bản ngôn ngữ có chữ viết khác lạ, có dấu như tiếng Việt (ngôn ngữ dùng chữ Latinh và không dấu như tiếng Anh ít bị lỗi hơn). Chất lượng của hình ảnh PDF, JPG càng tốt và rõ nét thì ABBYY FineReader càng chuyển đổi chính xác.

3. Adobe Acrobat DC

5 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng ảnh 3

Giả sử bạn có một tập tin MS Word đã xuất sang tập tin PDF để gửi đi. Nhưng trước khi gửi, bạn phát hiện ra một vài lỗi nhỏ. Cách xử lý như thường lệ có lẽ là chỉnh sửa tập tin MS Word rồi xuất lại sang file PDF diễn ra với 02 công đoạn. Tuy nhiên, với Adobe Acrobat DC, bạn chỉ cần một công đoạn duy nhất: Edit trực tiếp tập tin PDF, lưu lại rồi gửi đi.

Adobe Acrobat DC là phần mềm chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp và tốt nhất hiện nay trong lĩnh vực chỉnh sửa PDF, được phát hành bởi công ty phát triển phần mềm đồ họa nổi tiếng Adobe (công ty tạo ra các phần mềm Photoshop, Adobe Illustrator, Premiere, After Effect, Lightroom,...)

Adobe Acrobat DC cho phép người dùng thực hiện linh hoạt các chức năng liên quan đến PDF như sau: Đọc, tạo file, gộp file, tổ chức và sắp xếp, chỉnh sửa, chuyển đổi PDF sang Word, xuất sang nhiều định dạng (HTML, Postscript), mã hóa, thêm nhận xét, chèn chữ ký số, dán nhãn, watermark, quét và nhận diện quang học (OCR) với độ chính xác khá tốt, tạo biểu mẫu, chia sẻ tài liệu (email, Cloud),… Việc tạo, gộp các tập tin thành một file PDF có thể được thực hiện từ nhiều nguồn khác nhau như MS Word, image (JPG, PNG), PDF, trang web.

4. Weeny Free PDF Cutter

5 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng ảnh 4

Weeny Free PDF Cutter là phần mềm hoàn toàn miễn phí cho phép chia, cắt một tập tin PDF bất kỳ thành những tập tin có kích thước nhỏ hơn với chất lượng hoàn hảo và tốc độ nhanh chóng mà không mất dữ liệu hay lỗi file, có thể cắt theo trang, bookmark hoặc cắt hàng loạt. Weeny Free PDF Cutter không cần các phần mềm đọc PDF hỗ trợ và không phụ thuộc vào driver máy in. Giao diện của phần mềm dễ sử dụng, chỉ cần một vài click chuột là hoàn thành quá trình cắt PDF.

Ngoài việc cắt, Weeny Free PDF Cutter còn sở hữu một số chức năng như thiết lập thuộc tính PDF, đặt một số thông tin về tiêu đề, chủ đề, tác giả, từ khóa, thêm watermark dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh, bảo mật PDF (đặt mật khẩu người dùng, mật khẩu quản lý và thêm các giới hạn).

Weeny Free PDF Cutter không chiếm nhiều tài nguyên trong bộ nhớ, hoạt động trên Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 với cả hai phiên bản 32bit và 64bit.

5. Free MP3 Cutter Joiner

5 phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng ảnh 5

Free MP3 Cutter Joiner là công cụ dùng để chia tách và nối các file âm thanh MP3 một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác, đặc biệt có thể hợp nhất nhiều track âm thanh khác nhau theo thứ tự mong muốn thành một file duy nhất. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp nhiều chức năng tùy chỉnh âm bao gồm các thông số và chất lượng âm thanh, hỗ trợ chuyển đổi tập tin sang nhiều định dạng đầu ra khác nhau để dùng cho các mục đích khác nhau.

Có thể thấy, Free MP3 Cutter Joiner là phần mềm bổ trợ đắc lực trong việc tạo ra các slide trình chiếu PowerPoint sinh động (có thêm âm thanh), hay các công việc khác như video quảng cáo, mạng xã hội, giao diện website, tổ chức sự kiện,... Free MP3 Cutter Joiner hoàn toàn miễn phí và có giao diện rất dễ sử dụng, dễ dàng cài đặt mà chỉ chiếm một lượng nhỏ dung lượng bộ nhớ.

Tin liên quan
Có thể bạn quan tâm