“Điểm nghẽn” về quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Một trong những điểm nghẽn lớn nhất trong quản lý tài sản được các chuyên gia ghi nhận là việc khai thác dữ liệu tài sản. Tại nhiều doanh nghiệp, hồ sơ tài sản vẫn tồn tại dưới dạng rời rạc, phân tán ở nhiều phòng ban, nhiều định dạng khác nhau từ giấy tờ, file Excel đến các phần mềm đơn lẻ. Điều này khiến việc truy xuất thông tin mất nhiều thời gian, đồng thời làm giảm tính chính xác và khả năng kiểm soát vòng đời tài sản.
Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng hợp đồng hết hạn hoặc tài sản hết thời gian bảo hành mà không được cảnh báo kịp thời, dẫn đến phát sinh chi phí ngoài kế hoạch và làm gián đoạn hoạt động vận hành. Đồng thời, việc thiếu khả năng theo dõi lịch sử bảo trì, sửa chữa cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và tối ưu chi phí dịch vụ.
Bên cạnh đó, tri thức vận hành vẫn chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân thay vì được chuẩn hóa thành dữ liệu và quy trình. Khi nhân sự thay đổi, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với nguy cơ thất thoát tri thức mà còn phải mất nhiều thời gian để tái thiết lập năng lực vận hành.
Đáng chú ý hơn, nhiều quyết định liên quan đến bảo trì, thay thế hay đầu tư tài sản vẫn được đưa ra dựa trên cảm tính hoặc kinh nghiệm chủ quan do thiếu dữ liệu lịch sử và các chỉ số đánh giá rủi ro. Điều này dẫn đến hai hệ quả song song: hoặc lãng phí nguồn lực cho những tài sản vẫn đang hoạt động tốt, hoặc không kịp thời xử lý các tài sản có nguy cơ hỏng hóc cao.
Tại Việt Nam, việc quản lý tài sản có những đặc thù rất riêng mà các giải pháp được thiết kế cho thị trường quốc tế không phải lúc nào cũng đáp ứng hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp đang vận hành đồng thời các thế hệ thiết bị có tuổi đời chênh lệch hàng chục năm, từ những hệ thống được đầu tư từ giai đoạn đầu đến các thiết bị công nghệ mới. Hồ sơ kỹ thuật, lịch sử vận hành và chứng từ liên quan thường phân tán, thậm chí thất lạc qua nhiều lần chuyển giao. Bên cạnh đó, nguồn gốc thiết bị đến từ nhiều quốc gia khác nhau khiến tiêu chuẩn kỹ thuật, tài liệu và quy trình bảo trì thiếu tính đồng nhất.
Đặc thù của doanh nghiệp đầu tư, quản lý & vận hành BĐS do qua nhiều tầng quản lý, từ chủ đầu tư, ban quản trị, đơn vị quản lý, nhà thầu đến đội ngũ kỹ thuật ở cơ sở. Điều này khiến dữ liệu tài sản thường bị phân tán, chia cắt theo từng bộ phận thay vì được quản lý tập trung đồng bộ.
Giải pháp Việt cho doanh nghiệp Việt
Theo ông Đỗ Huy Hoàng, Giám đốc Trung tâm Giải pháp quản lý và vận hành Bất động sản của TNTech, doanh nghiệp trong ngành bất động sản không chỉ số hóa dữ liệu mà còn phải xây dưng hệ thống, quy trình, con người dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tiễn cho từng mô hình bất động sản của chủ đầu tư. Với kinh nghiệm tư vấn, triển khai giải pháp cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh, quản lý bất động sản, đội ngũ chuyên gia của TNTech có nhiều kinh nghiệm về quản lý tài sản, pháp lý đến văn hóa vận hành cho từng mô hình. Những giải pháp của TNTech không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa hồ sơ tài sản mà còn từng bước chuẩn hóa, kết nối dữ liệu đồng bộ quy trình vận hành và xây dựng nền tảng nguồn quản trị tài sản phù hợp với thực tế vận hành cho từng doanh nghiệp đầu tư, kinh doanh bất động sản.
Từ thực tế triển khai tại các doanh nghiệp bất động sản, khu công nghiệp, TNTech xây dựng lộ trình chuyển đổi theo từng cấp độ, từ việc số hóa hồ sơ tài sản, tích hợp dữ liệu vận hành, kết nối IoT và tiến tới ứng dụng AI trong dự báo và tự động hóa vận hành. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tận dụng được giá trị của AI mà không cần đầu tư dàn trải hoặc thay đổi toàn bộ hệ thống hiện hữu.
Đặc biệt, với sự am hiểu sâu sắc về môi trường vận hành tại Việt Nam, TNTech phát triển các mô hình AI trên tinh thần sáng tạo thuận ích cho người dùng và doanh nghiệp. Cụ thể, dựa trên dữ liệu thực tế của doanh nghiệp, giải pháp T.FM của TNTech có khả năng xử lý các đặc thù như hồ sơ nhiều định dạng, thiết bị đa thế hệ, yêu cầu pháp lý thường xuyên thay đổi và quy trình quản lý nhiều cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và từng bước tiến tới mô hình vận hành chủ động, thông minh.
Thực tế triển khai trong 6 năm qua cho thấy giải pháp của TNTech (thành viên ROX Key, nằm trong hệ sinh thái ROX Group) đã giúp doanh nghiệp giảm 10-15% chi phí vận hành hằng năm, kéo dài vòng đời tài sản khoảng 25%, giảm 25-35% thời gian dừng máy và giảm tới 40-50% các sự cố khẩn cấp. Những kết quả này cho thấy khi công nghệ được xây dựng trên sự thấu hiểu đặc thù, AI có thể tạo ra giá trị thực tế, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.
