Theo kết luận cuộc họp Ban chỉ đạo ứng dụng CNTT Thành phố vào đầu tháng 2/2017 vừa qua, ông Nguyễn Đức Chung, Chủ tịch UBND TP Hà Nội, Trưởng Ban chỉ đạo đã giao Giám đốc các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã rà soát toàn bộ hệ thống văn bản hành chính để gửi trên hệ thống mạng (trừ văn bản mật), đảm bảo từ ngày 1/3/2017 các cuộc họp không sử dụng Giấy mời văn bản giấy; từ ngày 1/4/2017 không sử dụng tài liệu giấy.
Triển khai Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội năm 2017 và thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch Nguyễn Đức Chung tại cuộc họp Ban chỉ đạo ứng dụng CNTT Thành phố, ngày 1/3 vừa qua, Văn phòng UBND Thành phố ra văn bản về việc triển khai ứng dụng gửi và nhận văn bản, tài liệu điện tử trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc Thành phố.
Theo đó, với việc tổ chức gửi và nhận Giấy mời điện tử, Văn phòng UBND Thành phố cho biết, ngay sau khi phát hành Giấy mời của UBND và Văn phòng UBND Thành phố, đơn vị này sẽ tổ chức gửi văn bản điện tử (không gửi bản giấy) và nhắn tin đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc Thành phố được mời dự họp theo địa chỉ hòm thư điện tử của văn thư cơ quan, đơn vị và hòm thư điện tử công vụ của Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã; Thủ tưởng các đơn vị trực thuộc Thành phố.
Đồng thời, Văn phòng UBND Thành phố cũng sẽ nhắn tin số giấy mời, thời gian, địa điểm họp đến Thủ trưởng và Chánh Văn phòng/Trưởng phòng hành chính các cơ quan, đơn vị được mời dự họp.
Giấy mời của cơ quan, đơn vị gửi UBND Thành phố, sau khi phát hành, Văn phòng UBND Thành phố đề nghị các cơ quan, đơn vị gửi bằng bản điện tử (không gửi bản giấy) và nhắn tin đến địa chỉ hòm thư điện tử vanthu1@hanoi.gov.vn của Văn phòng theo chuẩn kết nối đối với loại giấy mời.
“Trường hợp giấy mời do các cơ quan, đơn vị gửi không đáp ứng theo chuẩn, hệ thống sẽ tự động loại và bộ phận Văn thư không tiếp nhận xử lý”, công văn của Văn phòng UBND TP Hà Nội cho hay.
Bên cạnh đó, Văn phòng UBND Thành phố cũng đề nghị các cơ quan, đơn vị phát hành giấy mời nhắn tin với nội dung về “Số, ngày, tháng, năm phát hành giấy mời; Thời gian và địa điểm họp” vào số điện thoại 01289111111 của Văn phòng UBND Thành phố.
Đối với việc tổ chức gửi và nhận tài liệu điện tử, trong công văn gửi các sở, ban, ngành; các cơ quan trực thuộc Thành phố và UBND các quận, huyện, thị xã, Văn phòng UBND Thành phố đề nghị các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp của UBND Thành phố phải chuẩn bị và gửi tài liệu điện tử (gồm cả bản soạn thảo *.doc) về Văn phòng UBND qua hòm thư điện tử kythuat@hanoi.gov.vn theo quy định để cập nhật lên Hệ thống tin học UBND thành phố.
Theo hướng dẫn của Văn phòng, tài liệu điện tử sẽ được cập nhật trên Hệ thống tin học UBND Thành phố trước các cuộc họp để phục vụ lãnh đạo UBND TP Hà Nội; lãnh đạo các Sở, ban, ngành; UBND các quận, huyện, thị xã và đơn vị trực thuộc Thành phố truy cập, khai thác bằng thiết bị máy tính bảng đã được Thành phố cấp khi dự họp tại trụ sở UBND Thành phố.
Được biết, kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội năm 2017 được ban hành vào cuối năm ngoái với mục tiêu đẩy mạnh triển khai và khai thác có hiệu quả các ứng dụng CNTT để xây dựng chính quyền điện tử, một trong những chỉ tiêu chủ yếu đã được UBND TP Hà Nội đề ra là tất cả lãnh đạo các đơn vị sử dụng một số ứng dụng dùng chung của Thành phố trên thiết bị máy tính bảng để xử lý và điều hành công việc, giảm sổ sách giấy tờ.
