Thời hạn xử lý văn bản vẫn được tính từ khi nhận được tài liệu giấy tương ứng, tiến tới quy định chính thức về việc này trong quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Thành phố.
Bên cạnh đó, cập nhật đầy đủ thông tin, trạng thái xử lý, giải quyết công việc từ khi tiếp nhận, phân công, xử lý và phát hành văn bản trên phần mềm trong hệ thống mạng nội bộ, thể hiện rõ sơ đồ tiến trình xử lý của từng văn bản, liên thông các thông tin qua trục liên thông.
Đồng thời, file văn bản đính kèm gửi/nhận qua trục liên thông phải đảm bảo yêu cầu trích xuất được nội dung để sử dụng lại và chỉnh sửa phục vụ nhu cầu công việc, có áp dụng chữ ký số để tăng cường bảo mật, an toàn, an ninh và xác thực thông tin.
Ngoài ra, xây dựng hệ thống các mẫu biểu thống kê, báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý, khai thác của văn thư, chuyên viên và lãnh đạo các cấp đối với văn bản điện tử đến/đi.
Văn phòng Chính phủ đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh khẩn trương triển khai các nội dung nêu trên để việc triển khai thử nghiệm đạt kết quả.
