Theo nghiên cứu của Spiceworks tại 3 nước phát triển (gồm Mỹ, Anh và Canada), Office 2007 là bộ công cụ văn phòng hết thời nhưng lại được sử dụng nhiều nhất với 68% số lượng doanh nghiệp. Xếp sau đó là Office 2003 (46%), Office XP (15%) và Office 2000 (21%). Thậm chí tồn tại 3% số lượng doanh nghiệp còn sử dụng phiên bản Office 97 cũ kỹ.
Spiceworks đã giải thích rằng hầu hết những doanh nghiệp nói trên đều hiểu rõ hiểm họa của việc sử dụng phiên bản Office đã không còn được cập nhật bản vá lỗi cũng như bảo mật. Song bởi việc thay thế những phiên bản Office mới hơn tiêu tốn không ít tài nguyên và nguồn lực nên họ dù muốn nhưng vẫn chưa thể triển khai được.
Nhà phân tích của Spiceworks, Peter Tsai nói:
“ Mặc dù họ (các doanh nghiệp) hiêu được hiểm họa bảo mật khi sử dụng bộ phần mềm đã hết thời. Nhưng họ không có đủ ngân sách, thời gian và nhân lực để đổi mới phần mềm cũng như đào tạo sử dụng nó.”
Anh ấy cũng cho biết: “ Khi ngân sách và nhân lực dành cho lĩnh vực IT phát triển hơn vào năm 2018. Các doanh nghiệp sẽ sẵn sàng trang bị bộ công cụ văn phòng mới hơn, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây cũng như đầu tư nguồn nhân lực lớn để hỗ trợ quá trình chuyển đổi.”
Spiceworks cũng đưa ra nghiên cứu trên bộ công cụ văn phòng khác trên đám mây của Google là G Suite với 17% doanh nghiệp tin dùng. Đồng thời có 16% doanh nghiệp chỉ cần đến hai công cụ miễn phí chính là Gmail và Google Docs. Con số này cao hơn nhiều so ở lĩnh vực giáo dục với 54% tổ chức sử dụng.
Video: Bộ công cụ văn phòng Office 365 của Microsoft. Nguồn: Microsoft
Hiện nay, việc đổi mới trong các doanh nghiệp từ các phiên bản Office cài đặt tại chỗ (on-premise) sang dịch vụ đám mây (cloud-based) của Microsoft diễn ra tương đối chậm. Có đến 82% doanh nghiệp đang sử dụng các phiên bản Office cài đặt tại chỗ mà phổ biến nhất là Office 2010.
Tuy nhiên, theo tính toán của Spiceworks, tình trạng này sẽ được cải thiện trong thời gian tới, khi các công ty IT thay đổi chính sách và bắt đầu phân phối nhiều hơn những sản phẩm dựa trên dịch vụ đám mây. Thực tế, đã có 17% doanh nghiệp hy vọng sẽ chuyển sang sử dụng Office 365 vào năm 2019. Khi đó, Office 365 sẽ là sản phẩm có mức tăng trưởng lớn nhất của Microsoft.
