Chuyển đổi số là động lực để doanh nghiệp phát triển (ảnh IT Peer Network)

3 thành phần thiết yếu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

VietTimes – Trong vài năm qua, thuật ngữ chuyển đổi số đã được nhắc đến nhiều trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thuật ngữ này vẫn bị dịch sai và hiểu sai.

Chuyển đổi số thực sự có nghĩa là gì? Nó bao gồm những thành phần thiết yếu nào? Tác động nó đến doanh nghiệp như thế nào? Tìm được câu trả lời cho vấn đề này thì bạn sẽ được lợi khi áp dụng các nguyên tắc chuyển đổi số cho công ty của mình.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Công ty tư vấn CapGemini đã hợp tác với Trung tâm Kinh doanh số của Viện Công nghệ Massachusetts để đưa ra một định nghĩa Chuyển đổi số trong doanh nghiệp vào năm 2011.

Các nhà nghiên cứu từ hai tổ chức này đã định nghĩa Chuyển đổi số là “việc sử dụng công nghệ để cải thiện triệt để hiệu suất hoặc phạm vi tiếp cận của các doanh nghiệp”.

Tuy nhiên, định nghĩa này cũng dễ bị hiểu sai. Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần triển khai các giải pháp công nghệ là có thể cải thiện hoàn toàn hiệu quả hoạt động của công ty. Hiểu như vậy là chưa chính xác.

Việc nhân viên của bạn sử dụng thiết bị di động và đám mây để lưu trữ file của họ không có nghĩa là công ty của bạn đã trải qua quá trình chuyển đổi số.

Ông Dion Hinchcliffe, một chiến lược gia công nghệ, đã mô tả chuyển đổi số là “sự chuyển đổi từ cách làm cũ sang một cách làm hoàn toàn mới; trong một số trường hợp thay thế hoàn toàn các bộ phận phòng ban và cách thức hoạt động của công ty nhằm thu được nhiều giá trị hơn khả năng trước kia với việc sử dụng đòn bẩy tài chính ở mức thấp”.

Mặc dù mô tả của ông Hinchcliffe đã cung cấp thêm một chút thông tin chi tiết, nhưng nó vẫn có thể gây nhầm lẫn cho một số công ty. “Làm thế nào để chúng tôi biết liệu chúng tôi đã trải qua một quá trình chuyển đổi số, hay chúng tôi đang trong quá trình chuyển đổi?”, đó là một câu hỏi thường gặp.

Để trả lời cho câu hỏi này, cần phải lưu ý 3 thành phần thiết yếu của chuyển đổi số:

1. Quy trình

2. Hoạt động

3. Quan hệ với khách hàng

Chuyển đổi Quy trình

Các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp của bạn hiện ra sao? Tại một số doanh nghiệp, nhân viên vẫn dựa vào giấy bút và tủ hồ sơ. Ở các công ty khác, mọi người liên lạc qua email và điện thoại di động. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là những công ty đó đã trải qua quá trình chuyển đổi số.

Chuyển đổi số có nghĩa là bạn đã triển khai các công nghệ cho phép các quy trình hoàn toàn mới. Gửi đơn đặt hàng qua email không phải là một quy trình mới, nó đơn giản là một cách hiện đại hơn để làm điều mà nhân viên vẫn luôn làm.

3 thành phần thiết yếu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp - ảnh 1
(Ảnh: Chief Executive Magazine)

Vậy quy trình kinh doanh mới sẽ phải như thế nào? Hãy xem xét hệ thống EDI như một ví dụ. EDI (Electronic Data Interchange) là hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử. Hệ thống EDI mới nhất tự động gửi thông tin giữa các đối tác thương mại. Một nhân viên tạo đơn đặt hàng trong hệ thống và đơn đặt hàng sẽ chuyển ngay lập tức đến hệ thống EDI của nhà cung cấp.

Giao dịch này đủ điều kiện là một quy trình hoàn toàn mới, không chỉ là một cách thức hoạt động mới. Nhân viên không còn phải mất thời gian soạn thảo và gửi đơn đặt hàng (hoặc các giao dịch khác). Do đó, các hệ thống EDI hiện đại làm cho những công việc này tốn ít thời gian và đem lại hiệu quả lớn hơn rất nhiều.

Chuyển đổi Hoạt động

Một thành phần thiết yếu khác của chuyển đổi số trong doanh nghiệp là sự thay đổi sâu rộng và đáng kể trong hoạt động của họ. Đối với các quy trình, khi bạn sử dụng công nghệ mới nhất và tốt nhất để tạo ra sản phẩm của mình không có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đã trải qua quá trình chuyển đổi số… trừ khi nó thay đổi cách bạn thực hiện các hoạt động của mình.

Các hoạt động sẽ như thế nào khi một công ty trải qua quá trình chuyển đổi số? Hãy xem xét các hệ thống EDI làm ví dụ một lần nữa. Ngoài việc kích hoạt các quy trình mới, nó cung cấp một cách hoàn toàn khác để thực hiện các hoạt động.

Bạn sử dụng công nghệ mới nhất và tốt nhất để tạo ra sản phẩm của mình không có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đã trải qua quá trình chuyển đổi số.
Giả sử doanh nghiệp của bạn sản xuất máy tính và bạn mua bảng mạch từ một nhà cung cấp cụ thể. Điều gì xảy ra khi nhà cung cấp đó không thể đáp ứng đơn hàng của bạn? Thông thường, một tình huống như vậy sẽ khiến hoạt động của bạn phải tạm dừng.

Hệ thống EDI mới nhất sẽ thực sự thông báo cho bạn khi nhà cung cấp không thể giao hàng cho bạn khi bạn cần. Họ sẽ đề xuất các nhà cung cấp thay thế và thậm chí gửi đơn hàng để bạn duy trì tính cạnh tranh và sự nhanh nhẹn.

Với hệ thống EDI mới nhất, quy trình của bạn sẽ được thay đổi mãi mãi. Sẽ không còn phải loay hoay tìm nhà cung cấp khác khi lô hàng không được chuyển đi, và sẽ không còn lãng phí thời gian để tạo đơn đặt hàng cho một nhà cung cấp mới. Doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp tục “chạy” với tốc độ vốn có, không có vấn đề gì xảy ra. Đó mới chính là chuyển số số.

Thay đổi trải nghiệm khách hàng

Có thể dễ dàng nhận thấy tác động của chuyển đổi số với Quy trình và Hoạt động của công ty bạn. Bạn thực hiện Quy trình mỗi ngày và Hoạt động của bạn tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, trải nghiệm khách hàng ít được nhìn thấy hơn.

Nhưng chuyển đổi số có tác động không thể xóa nhòa với cách khách hàng tương tác với công ty của bạn, và cảm nhận của họ về những tương tác đó. Hệ thống EDI minh họa rất rõ điểm này.

Chuyển đổi số có tác động không thể xóa nhòa đối với cách khách hàng tương tác với công ty của bạn và cảm nhận của họ về những tương tác đó.
Quay lại ví dụ về hệ thống EDI đã hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào trong các quy trình thường nhật. Rõ ràng, việc làm ăn với các đối tác có EDI hiện đại sẽ dễ dàng hơn nhiều với các đối tác không có. Hệ thống EDI của bạn sẽ tự động chuyển đơn hàng, cho phép nhân viên của bạn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động tạo ra giá trị của công ty. Nếu phải lựa chọn, chắc chắn bạn sẽ không muốn làm ăn việc với một nhà cung cấp không có EDI.

Nó rất có giá trị khi hệ thống EDI của bạn thông báo rằng nhà cung cấp quen thuộc không thể giao hàng kịp thời. Khả năng tìm nhà cung cấp mới và nhanh chóng gửi đơn đặt hàng giúp trải nghiệm của khách hàng mượt mà hơn nhiều, phải không?. Hệ thống EDI là một ví dụ của công nghệ thay đổi hoàn toàn cách khách hàng giao dịch với một công ty.

Chuyển đổi số ảnh hưởng đến khách hàng ở mọi cấp độ, không chỉ khách hàng B2B. Người tiêu dùng được hưởng lợi từ những thay đổi căn bản mà công nghệ đã mang lại trong một số ngành công nghiệp. Chẳng hạn, hệ thống EDI tăng khả năng truy xuất nguồn gốc trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm và dược phẩm; công ty có thể nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra xem các thành phần đã được thu hồi hay chưa và thực hiện các biện pháp thích hợp để bảo vệ công chúng.

Lợi ích của chuyển đổi số với doanh nghiệp của bạn

Tiến hành chuyển đổi số mang lại 4 lợi ích:

-       Làm giảm chi phí

-       Làm tăng độ chính xác

-       Cải thiện tốc độ

-       Làm cho công việc kinh doanh của bạn hiệu quả hơn

Việc lưu trữ, đưa vào hồ sơ, nhân bản, gửi thư và truy xuất các tài liệu giấy là rất tốn kém và mất thời gian. Khi bạn sử dụng hệ thống EDI, bạn sẽ giảm đáng kể những chi phí đó. Ước tính mức giảm chi phí tối thiểu là 35%.

Hệ thống EDI cũng giảm chi phí thực hiện giao dịch vì chúng giảm lỗi. EDI làm được như vậy theo hai cách. Cách đầu tiên là nó giúp doanh nghiệp giảm đáng kể sự phụ thuộc vào thủ tục giấy tờ. Có ít chữ viết tay lộn xộn hơn để giải mã thông qua các tệp fax hoặc PDF, vì vậy không còn những tranh cãi giữa bạn và khách hàng về nội dung đơn hàng. Thứ hai là EDI giúp cắt giảm số lượng nhập liệu mà nhân viên của bạn phải thực hiện. Việc nhập dữ liệu thủ công làm tăng nguy cơ sai sót, khiến công ty tốn kém tiền bạc.

3 thành phần thiết yếu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp - ảnh 2
(Ảnh: Enterprisetalk)

Sự gia tăng mức độ chính xác do việc sử dụng các hệ thống EDI, bản thân nó là một lợi ích cho các doanh nghiệp. Các giao dịch chính xác hơn dẫn đến mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn. Các nhà nghiên cứu ước tính bạn sẽ thấy lỗi giảm ít nhất từ 30 đến 40%. Khi đơn đặt hàng phù hợp, doanh nghiệp của bạn không gặp bất kỳ gián đoạn nào và khách hàng của bạn cũng vậy.

Ngoài ra, hệ thống EDI cũng làm tăng tốc độ giao dịch. Bạn có thể trao đổi các giao dịch chỉ trong vài phút thay vì đợi email hoặc fax chuyển qua. Các chuyên gia trong ngành ước tính rằng hệ thống EDI làm cho chu kỳ kinh doanh nhanh hơn 61%.

Chi phí thấp hơn, độ chính xác cao hơn và tốc độ nhanh hơn góp phần đưa đến một kết quả tích cực khác, đó là tăng hiệu quả. Khi nhân viên không phải mất thời gian nhập một lượng lớn dữ liệu hoặc điền và gửi fax các biểu mẫu phong phú, họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động kiếm doanh thu, điều này cuối cùng sẽ mang lại lợi nhuận lớn hơn cho công ty.

Hơn nữa, các đơn đặt hàng được xử lý nhanh hơn (cả những đơn đặt hàng của công ty khác đến bạn và những đơn đặt hàng bạn gửi đi). Khi bạn nhập dữ liệu vào đơn hàng nhanh hơn, bạn có ít hàng tồn kho hơn và bạn giảm số tiền bạn đang chi để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Theo Remedi