Báo chí và các giải pháp cắt giảm chi phí

VietTimes – Các tổ chức báo chí đã và đang nỗ lực tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ cho sự phát triển bền vững trong giai đoạn khó khăn hiện nay.

Ảnh:The Guardian

Ảnh:The Guardian

Khi nói đến việc cải thiện lợi nhuận tại các tạp chí báo in, chúng ta thường có xu hướng tập trung vào các phương pháp mới để thúc đẩy doanh thu. Mặc dù việc theo dõi các khoản chi phí cũng có thể mang lại những tác động đáng kể đến lợi nhuận cuối cùng, nhưng trước diễn biến phức tạp của tình hình thị trường ngày nay, đó là điều bắt buộc khi các đơn vị báo chí phải linh hoạt trong việc kiểm soát nhiều hoạt động cùng một lúc.

Bà Erin O’Mara, Chủ tịch của tờ The Nation, một trong những tạp chí lâu đời nhất tại Hoa Kỳ, cho biết: “Chúng tôi biết rằng phương pháp “thắt lưng buộc bụng” sẽ không mang đến hiệu quả lâu dài. Đó là điều có thể nhìn thấy rõ ràng ở các quốc gia và trong các doanh nghiệp. Nếu cắt giảm quá sâu, vô hình trung, các chính sách này có thể "bóp nghẹt" khả năng phát triển của toàn bộ công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Tất cả chi phí tiềm năng phải được cân nhắc đi kèm với lợi nhuận tiềm năng, ngay cả khi lợi nhuận đó bị giảm xuống”.

Cắt giảm chi phí là việc xem xét các chi phí trên diện rộng của tổ chức, từ những điều nhỏ nhặt như đồ dùng văn phòng, phục vụ bữa trưa cho đến những hoạt động lớn như in ấn và bưu phí.

Wainscot Media, một công ty tiếp thị và quảng cáo lĩnh vực báo chí, truyền thông đã thực hiện cách tiếp cận dựa trên các phòng ban để cắt giảm chi phí, tập hợp các đại diện đến từ các bộ phận như: bán hàng và tiếp thị, biên tập, kế toán và các bộ phận khác để tìm kiếm các khía cạnh mà tổ chức có thể cắt giảm.

“Đây là một cách tiếp cận tốt, vì đó là nỗ lực của toàn thể công ty. Sau khi đưa những phương pháp này đi vào hoạt động cụ thể, chúng có thể sẽ ít mang tính hà khắc hơn, bởi vì nó không phải là điều được cấp trên ban hành từ trên xuống”, Giám đốc điều hành tại Wainscot Media, Mark Dowden cho biết.

Giảm tần suất

Chất lượng phát hành cao hơn được chú trọng duy trì, khi các tổ chức báo chí, truyền thông tiếp tục thực hiện giảm tần suất xuất bản trên các tạp chí in ấn. Trường hợp gần đây nhất là vào đầu tháng 8, Meredith Corp, một tập đoàn truyền thông Mỹ, đã tiết lộ kế hoạch giảm Entertainment (tạm dịch: Chuyên mục giải trí) từ lịch trình tuần xuống lịch theo hàng tháng trong khi đầu tư nhiều hơn trong các nền tảng trực tuyến của chương trình này.

Hiệp hội Quản lý nguồn Nhân lực (SHRM), tổ chức lớn nhất và có ảnh hưởng nhất thế giới của giới quản trị nhân sự toàn cầu, đã xem xét chi phí in ấn và bưu phí khi quyết định giảm số lượng “Tạp chí Nhân Sự” (HR Magazine) từ 10 số hàng năm xuống chỉ còn 4 số.

Phó Chủ tịch Biên tập Tony Lee cho biết, đến nay, tổ chức đã phát hành hai số báo theo quý và việc chuyển đổi khá thành công. “Khi chúng tôi cắt giảm 60% sản lượng, chúng tôi có thể tái đầu tư số tiền trên vào các sáng kiến kỹ thuật số”, ông Tony nói.

Thực hiện tự động hóa

Các tổ chức báo chí, truyền thông đang tìm cách áp dụng phương pháp tự động hóa các quy trình vận hành nhằm tăng hiệu quả và giảm chi phí. Đó có thể là tự động hóa trong việc tiếp cận người đăng ký tiềm năng (subscribers), quá trình đổi mới hay thậm chí là quản trị thanh toán.

Các chương trình tự động hóa phù hợp kết hợp cùng những nỗ lực cần thiết không chỉ giúp các tổ chức báo chí cắt giảm chi phí mà còn giúp tiết kiệm thời gian và tiếp thị, tạo điều kiện để tổ chức tập trung vào những công việc yêu cầu sự can thiệp của con người nhiều hơn.

“Những thay đổi nhỏ trong hoạt động có thể có ý nghĩa rất lớn. Chúng tôi sử dụng ngân hàng trực tuyến và thanh toán thông qua ACH (hệ thống thanh toán bù trừ tự động), mặc dù không hẳn là cải cách, nhưng nó có thể cắt giảm việc sử dụng giấy tờ, bưu phí, thời gian và chi phí nhân viên”, bà O’Mara cho biết thêm.

Tái tổ chức hoặc giảm biên chế

Cắt giảm nhân sự là một trong những chiến lược cắt giảm chi phí gây nhức nhối nhất đối với hầu hết các tổ chức, báo chí truyền thông hay trong các nhóm ngành khác nói chung. Tốc độ sa thải tại các tạp chí báo in đã có phần chậm hơn trong năm nay, nhưng việc cắt giảm nhân sự vẫn diễn ra trong một số đơn vị như Meredith, New York Media và gần đây nhất là Pride Media.

Ngay cả các tổ chức tạp chí không thực hiện hình thức sa thải nhân viên cũng đang xem xét việc chuyển đổi vị trí giữa các nhân viên nhằm tìm cách đáp ứng nhu cầu thay đổi mà không cần tăng số lượng nhân viên.

“Vào khoảng 10, 15 hay 20 năm về trước, chúng ta không thực sự cần điều phối viên truyền thông mạng xã hội hoặc biên tập viên tương tác, nhà sản xuất podcast hoặc biên tập viên bản tin hoặc người quản lý tiếp thị trực tuyến. Chúng tôi lên chiến lược trong việc đảm bảo rằng nhiệm vụ, công việc của nhân viên luôn phát triển để duy trì tính cạnh tranh và phù hợp với thị trường. Điều này có nghĩa là quy mô nhân viên không tăng lên, nhưng nhân viên được sắp xếp ở những vị trí khác cần thiết hơn”, Bà O’Mara chia sẻ thêm.

Đối với các đơn vị báo chí, truyền thông nhỏ hơn, ngay cả việc loại bỏ một vị trí duy nhất cũng có thể có tác động đáng kể đến với toàn bộ tổ chức. Năm ngoái, ông Bernie Niemeier, Chủ tịch của đơn vị xuất bản tạp chí Virginia Business Magazine đã đưa ra quyết định tiếp quản vị trí kế toán trưởng sau khi kế toán trưởng cũ xin nghỉ việc (với sự trợ giúp từ một công ty bên ngoài vào thời điểm kê khai thuế).

“Công việc cứ sau vài năm lại bị đảo lộn và điều đó khiến tôi phải chi rất nhiều để thay thế nhân lực. Tôi đã học Quickbooks (phần mềm kế toán) và bắt đầu tự làm mọi thứ. Vị trí đó thông thường sẽ phải chi trả 60.000 đô la, nếu như tôi tự làm thì đây là một khoản tiền được tiết kiệm cho lợi nhuận cuối cùng”, ông Neimeier cho biết.

Báo chí và các giải pháp cắt giảm chi phí ảnh 1

Danh sách báo phát hành: chất lượng hơn số lượng

Khi các đơn vị quảng cáo ngày càng yêu cầu dữ liệu nhiều hơn thì trong hầu hết các trường hợp, chất lượng của của các bài báo được in ấn, phát hành trở nên quan trọng hơn là so với số lượng của nó. Việc phát triển một danh sách các bài báo trọng tâm không chỉ khiến cho các tổ chức báo chí trở nên hấp dẫn hơn trong cái nhìn của các công ty quảng cáo, mà còn là cơ hội để cắt giảm chi phí in ấn và sự lãng phí khi tòa soạn gửi thư cho những người đăng ký không tiềm năng.

“Rất nhiều khoản đầu tư đã được thực hiện ở khía cạnh đăng ký, xung quanh việc có được các lượt đăng ký lợi nhuận hơn và hoán đổi các nguồn đăng ký có tỷ suất lợi nhuận thấp hơn”, Tom Harty - Chủ tịch và Giám đốc điều hành của Meredith nói.

Ông Dowden cho rằng, đây có thể là một phương pháp hiệu quả hơn để giảm chi phí in ấn và bưu phí hơn là cắt giảm tần suất.

“Chúng ta vẫn có những ấn phẩm để “kể câu chuyện” của riêng mình trên thị trường. Cắt giảm lưu thông tổng số báo phát hành là một thứ gì đó vô hình, nhưng không phải là cắt giảm chất lượng biên tập hoặc số lượng trang. Ngay cả khi chúng ta trao đổi với các đơn vị quảng cáo về điều đó thì nó cũng không làm họ bận tâm. Chúng ta chỉ đang cắt bớt những ấn phẩm lưu hành ít được quan tâm nhất và cố gắng hoàn thành những tác phẩm chất lượng tốt hơn phục vụ cho những người đăng ký hiện có”, ông Dowden cho biết.

Đàm phán với nhà cung cấp

Các giám đốc điều hành đơn vị báo chí, truyền thông đã nói rằng việc duy trì hợp đồng trong một vài năm hoặc ít hơn, thương lượng thường xuyên và mua bán với các nhà cung cấp khác là chìa khóa để ngăn chặn chi phí tăng lên. Một vài người trong số họ đã chia sẻ những câu chuyện gần đây về việc tiết kiệm chi phí thuê nhà, lợi ích của nhân viên và công nghệ thông qua các cuộc đàm phán. Ông Niemeier muốn giới hạn hợp đồng với đơn vị in ấn của mình trong 3 năm và bắt đầu đàm phán hợp đồng mới vào đầu năm thứ ba. “Điều đó giúp chúng tôi có thêm thời gian đàm phán và thậm chí có thể bắt đầu hợp đồng mới sớm hơn”, ông nói.

Tối đa hóa nội dung

Sử dụng cùng một nội dung theo nhiều phương pháp cũng cho phép các tổ chức báo chí, truyền thông giải quyết được phần nào vấn đề cắt giảm chi phí. Ví dụ, Wainscot Media đã tạo ra một số ấn phẩm tùy chỉnh cho các khách hàng trong cùng một ngành nhưng theo các vùng địa lý khác nhau.

“Miễn là chúng ta cẩn trọng về vấn đề địa lý, chúng ta có thể xuất bản cùng một bài xã luận mà không cần thay đổi hoặc chỉ tùy chỉnh trên các tiêu đề. Đó là cách để chúng tôi tối đa hóa việc phát triển hiệu quả. Chúng tôi đang cải thiện năng suất mà không đòi hỏi nhiều người làm việc hơn bằng cách cung cấp nội dung và xuất bản chúng trên nhiều kênh khác nhau”, ông Dowden chia sẻ thêm.

Theo Folio