Xác định mức tồn kho phù hợp là một trong những nhiệm vụ quan trọng và thách thức nhất mà các nhà quản lý chuỗi cung ứng phải đối mặt. Nếu doanh nghiệp sở hữu quá nhiều hàng tồn kho, họ sẽ bị ràng buộc về vốn lưu động, từ đó làm giảm hiểu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngược lại nếu doanh nghiệp sở hữu không đủ hàng tồn kho, nhiều khả năng họ sẽ phải đối mặt với tình trạng khan hàng khi nhu cầu người dùng đột ngột tăng cao.
Vì vậy một trong những điều quan trọng bậc nhất mà các doanh nghiệp cần nắm rõ là tồn kho an toàn và cách xác định số lượng tồn kho phù hợp cho tình trạng kinh doanh.
Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn (Safety Stock) là một chỉ số đánh giá mức độ an toàn trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Đây cũng là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho. Những nhà bán lẻ và nhà quản lý phân phối luôn muốn tối ưu hóa lượng hàng tồn kho để vừa có thể sở hữu lượng vốn lưu động lớn mà vẫn có thể nhận tối đa các đơn hàng bổ sung.
Tồn kho an toàn là một phương pháp đánh giá giữa doanh số, xu hướng người dùng của một mặt hàng so với lượng hàng tồn kho hiện có, từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa ra những quyết định phù hợp để quản lý lượng hàng tồn kho của họ. Nhà sản xuất áp dụng phương pháp này sẽ giúp tổ chức sở hữu một kho nguyên liệu an toàn có thể giảm bớt nguy cơ thiếu hụt nguồn cung.
Dự trữ xuất phát từ các yếu tố như:
- Thay đổi nhu cầu của khách hàng, như chúng ta đã thấy trong đại dịch
- Dự báo không chính xác
- Sự thay đổi trong thời gian thực hiện đối với nguyên liệu thô hoặc sản xuất
Có đủ mức dự trữ an toàn giúp hoạt động kinh doanh có thể tiếp tục sản xuất theo kế hoạch.
Hãy coi kho an toàn đóng vai trò như một loại bảo hiểm chống lại các sự kiện chuỗi cung ứng nằm ngoài kế hoạch. Ví dụ, một nhà cung cấp có thể giao sản phẩm của họ trễ, nhà kho thiếu nhân viên. Cũng có khả năng đối thủ cạnh tranh đã bán hết một dòng sản phẩm, dẫn đến nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng tăng. Vì vậy, tồn kho an toàn là cần thiết, cho phép các tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong trường hợp có những biến số này.
Một số nhà quản lý hoạt động dựa trên cảm giác hoặc linh cảm để đặt mức dự trữ an toàn, trong khi các doanh nghiệp khác dựa trên một phần của mức dự trữ chu kỳ - chẳng hạn như 15% hoặc 25%.
Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống có thể phải đối mặt với những thách thức khác của việc quản lý hàng tồn kho như tình trạng hư hỏng thực phẩm, mất mùa và nhu cầu tiêu dùng không ổn định. Các sản phẩm có hạn sử dụng khiến việc dự trữ hàng tồn kho càng trở nên khó khăn hơn vì chúng đặc biệt dễ bị hư hỏng nếu không có điều kiện bảo quản phù hợp.
Lượng tồn kho an toàn
Việc sử dụng các các công thức tính toán với nguồn dự trữ an toàn giúp hợp lý hóa mức tồn kho cần thiết cho doanh nghiệp, đồng thời cân bằng nhu cầu cung cấp dịch vụ khách hàng và giảm thiểu chi phí đối với lượng hàng tồn kho cao hơn.
Vấn đề hàng tồn kho là một trong những vấn đề lớn nhất ảnh hưởng đến lợi nhuận trong sản xuất. Lập kế hoạch sản xuất đơn giản bằng cách chia nhu cầu hàng năm cho số khoảng thời gian dự báo là công thức tính lượng tồn kho của nhiều công ty thực phẩm và đồ uống. Tuy nhiên, công thức này không tính đến tính thời vụ, xu hướng, chi phí sản xuất và chi phí ghi sổ.
Các công ty khác cũng có thể dựa trên số liệu của họ về "ngày cung cấp an toàn" (Safety Days Of Supply). Đây là thông số nhằm thể hiện số lượng tồn kho hiện có so với số ngày sử dụng một sản phẩm tồn kho. Ví dụ: nếu một đơn vị tồn kho được sử dụng trong sản xuất với tỷ lệ 100 đơn vị trong một ngày và hiện có 1.585 đơn vị tồn kho, như vậy số ngày cung cấp tồn kho là 15,85 ngày.
Về cơ bản Safety Days Of Supply sẽ cho doanh nghiệp biết "Nếu tôi không nhận được bất kỳ nguồn cung cấp sản phẩm mới nào thì tôi sẽ còn có thể sử dụng sản phẩm bao nhiêu ngày trước khi hết hàng?". Các doanh nghiệp có thể dựa vào thông số này để từ đó đưa ra lượng tồn kho an toàn phù hợp.
Vì vậy, các nhà hoạch định chuỗi cung ứng cần một hệ thống công nghệ dễ sử dụng có thể thực hiện các phép tính nhanh chóng và tạo ra kết quả đáng tin cậy. Kết quả của việc có một hệ thống công nghệ hiệu quả, kết hợp với kiến thức dự báo và lập kế hoạch của các nhà hoạch định là đặc biệt quan trọng cho doanh nghiệp.
Cải thiện quy trình lập kế hoạch chuỗi cung ứng
Như đã đề cập, một cách để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch dự trữ an toàn là sử dụng các công nghệ phù hợp. Bằng cách đó, doanh nghiệp không chỉ có thể cập nhật kế hoạch một cách đơn giản mà còn tận dụng được các tính năng khác để tinh chỉnh dự báo của mình.
Hiện nay có nhiều phần mềm chuyên dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để giải quyết các thách thức về việc lập kế hoạch sản xuất của họ. Các phần mềm lập kế hoạch có thể dựa trên mức tồn kho hiện có trong thời gian thực và nhu cầu của khách hàng để tính toán lượng hàng chính xác mà doanh nghiệp cần dự trữ. Tất cả các phép tính, thông tin đều được thực hiện tự động, thay vì thủ công và phức tạp như trước. Nhìn chung, với việc áp dụng những công nghệ mới, phù hợp giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh, giải quyết một số vấn đề phức tạp trong chuỗi cung ứng cho hoạt động của khách hàng.
Theo Nukon
