Hiện trạng lưu trữ hồ sơ giấy ở các tổ chức cho thấy, công việc tìm kiếm lại thông tin cũ thường gặp khó khăn. Nếu áp dụng công nghệ vào quản lý sẽ giải quyết được các bất cập này; đồng thời giúp cải thiện mặt bằng cho các đơn vị sử dụng.