Về mặt lý thuyết, bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là giai đoạn có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Bởi vì đây là quá trình chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, giúp doanh nghiệp thực hiện được giá trị sản phẩm, hàng hóa lao vụ, quay vòng được nguồn vốn để tiến hành tái sản xuất kinh doanh mở rộng, thu được lợi nhuận.
Với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng chính là hoạt động cơ bản nhất, cốt lõi nhất tạo nên doanh thu và lợi nhuận, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Với nền kinh tế quốc dân, việc thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện để kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hóa và lưu chuyển tiền tệ; giúp cho quá trình chu chuyển tiền mặt, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền; là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và của toàn xã hội nói chung.
Thực tế này đặt ra đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng.
Thực hiện tốt kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại có ý nghĩa tiên quyết và đặc biệt quan trọng, giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được kết quả họat động kinh doanh, từ đó có chiến lược kinh doanh hợp lý. Nó cũng giúp Nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế; Đồng thời, Nhà nước có thể kiểm tra việc chấp hành về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng
Về lý thuyết hạch toán, kế toán bán hàng được chia làm 4 nhóm nghiệp vụ: (1) Kế toán doanh thu bán hàng; (2) Kế toán doanh thu từ hoạt động tài chính; (3) Kế toán thu nhập khác; (4) Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Trong đó, trọng tâm nhất là kế toán doanh thu bán hàng. Nguyên tắc đầu tiên trong kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là: Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và phải theo năm tài chính.
Các chứng từ ghi nhận gồm: Hoá đơn GTGT (thuế GTGT theo PP khấu trừ) hoặc hóa đơn bán hàng (thuế GTGT theo PP trực tiếp); Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, phiếu thu, giấy báo Có…
Công tác hạch toán nghiệp vụ này cơ bản liên quan tới 5 nhóm tài khoản: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và có sáu tài khoản cấp 2); TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp; TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện (phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán); TK 131 - Phải thu của khách hàng; Và một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, TK 632 - Giá vốn hàng bán,…
Trình tự kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ được sơ đồ hóa (sơ đồ chữ T) theo hai trường hợp: (1) Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; (2) Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Trường hợp khi ghi nhận doanh thu mà xác định được ngay số thuế GTGT trực tiếp phải nộp thì doanh thu chỉ ghi nhận theo giá không kể số thuế GTGT trực tiếp đó.
Kế toán bán hàng có liên quan và đối ứng chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ kế toán khác như Kế toán giá vốn hàng bán; Kế toán chi phí tài chính và chi phí khác; Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp; Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chúng là cơ sở và tiền đề cho kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
Như mọi hoạt động kế toán khác, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại phải tuân theo chuẩn mực kế toán quốc tế và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, được cập nhật theo Thông tư 200/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở lý luận cho các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của các công ty.
Góc nhìn từ các doanh nghiệp thương mại
Theo khảo sát của người viết tại nhiều doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại các công ty công ty đều được xây dựng một cách tương đối hoàn thiện, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán quốc tế và chế độ hiện hành, yêu cầu quản lý nhà nước của các cơ quan chức năng cũng như đáp ứng được các yêu cầu điều hành giám sát của ban lãnh đạo công ty
Với 1 kế toán trưởng và các kế toán viên được phân công từng phần hành tương đối rõ ràng, bộ máy kế toán của các công ty được tổ chức khoa học và hiệu quả. Các nhân viên trong bộ phận Kế toán đều có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, có sự kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo hạn chế thấp nhất việc xảy ra các sai sót. Luôn cập nhật và thay đổi hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ, thông tư kế toán, các doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống tài khoản cấp hai chi tiết đảm bảo kịp thời cung cấp thông tin chi tiết cho ban lãnh đạo ra các quyết định điều hành kinh doanh.
Hầu hết đều đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định, phục vụ các yêu cầu quản lý nhà nước cũng như cung cấp một cách khái quát các thông tin về tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại nhiều doanh nghiệp thương mại còn tồn tại một số vấn đề, cần tiếp tục hoàn thiện.
Dưới góc độ kế toán tài chính, hiện nay, nhiều công ty chỉ áp dụng giảm giá trên đơn hàng với một số ít khách hàng, chưa áp dụng các tiêu thức chiết khấu cụ thể và theo dõi hạch toán riêng các khoản chiết khấu.
Các chứng từ ban đầu về chi phí bốc dỡ hàng hóa, giao nhận hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài tuy có giá trị không lớn song nhiều chi phí phát sinh có chứng từ ghi không đầy đủ nội dung làm ảnh hưởng đến căn cứ pháp lý của chứng từ kế toán.
Công ty có các khoản công nợ phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản, do vậy rủi ro trong thanh toán là rất cao. Trong khi đó, chế độ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với vai trò là công cụ phòng ngừa rủi ro chưa được quan tâm đúng mức.
Về công tác xác định kết quả kinh doanh, chi phí khấu hao TSCĐ được phân bổ hết vào chi chi phí quản lý doanh nghiệp, dẫn đến phản ánh cấu tạo chi phí chưa chính xác, gây ảnh hưởng đến công tác quản trị chi phí của ban lãnh đạo công ty.
Dưới góc độ kế toán quản trị, hiện nay, việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh vẫn chưa thực sự quan tâm đúng mức nên chưa cung cấp được các thông tin quản trị cần thiết và kịp thời phục vụ yêu cầu ra quyết định kinh doanh của ban lãnh đạo.
Ban lãnh đạo công ty vẫn chưa có tiêu chí rõ ràng để phân loại chi phí thành biến phí, định phí; Ảnh hưởng đến công tác lập dự toán và việc hoạch định phối hợp các mức độ chi phí, khối lượng, doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn tốt nhất.
Việc thu thập thông tin để xây dựng dự toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh còn hạn chế, mang tính thống kê, lượng hóa số liệu. Nhiều công ty chưa xây dựng một bộ phận quản trị chuyên trách phân tích, thu thập thông tin và đánh giá tình hình thị trường để dự toán doanh thu, chi phí được lập ra sát với thực tế, đáp ứng yêu cầu hoạch định chính sách phát triển của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp thương mại chưa xây dựng được các báo cáo trách nhiệm – tức là các báo cáo phản ánh kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm theo dự toán và theo thực tế thực hiện
Ngoài ra, việc phân tích tình hình kết quả kinh doanh tại công ty hiện vẫn chưa được chú trọng đúng mức, công ty chưa tiến hành phân tích, so sánh với kết quả hoạt động kinh doanh cùng kỳ để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh cũng như những vấn đề còn tồn tại để có giải pháp khắc phục kịp thời.
Giải pháp hoàn thiện
Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh, theo quan điểm của người viết, các doanh nghiệp thương mại cần phải áp dụng các chính sách chiết khấu với khách hàng là tổ chức mua hàng với số lượng lớn. Cụ thể như áp dụng chiết khấu thanh toán với khách hàng thanh toán đầy đủ tiền hàng với thời gian sớm hơn quy định, cũng như áp dụng chiết khấu thương mại với khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
Với các chứng từ liên quan đến chi phí bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận tại kho, chi phí dịch vụ mua ngoài, bộ phận kế toán cũng như quản lý kho phải tăng cường kiểm tra, giám sát, phát hành hóa đơn cũng như ghi chép đầy đủ nội dung trên hóa đơn, cũng như yêu cầu bên cung cấp dịch vụ phải phát hành hóa đơn với đầy đủ thông tin theo yêu cầu, tránh tình trạng thiếu hóa đơn hoặc hóa đơn ghi không đầy đủ thông tin quy định.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty cần phải thực hiện chế độ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hợp lý, đảm bảo công tác kế toán đáp ứng yêu cầu của công tác quả lý doanh nghiệp. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Công ty cũng cần phân bổ chính xác chi phí khấu hao TSCĐ tương ứng vào các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm giúp nhà quản trị doanh nghiệp xác định đúng đắn cơ cấu chi phí để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Muốn làm được như vậy, kế toán cần phải phân định rõ ràng TSCĐ nào dùng cho hoạt động bán hàng, TSCĐ nào dùng cho hoạt động quản lý. Sau khi phân bổ xong, kế toán tiến hành định khoản.
Riêng bộ máy kế toán cũng cần hoàn thiện, cần xác định, phân chia chức năng nhiệm vụ chi tiết đối với từng hành kế toán và xác định nội dung từng phần việc đảm nhiệm đối với kế toán quản trị; Tổ chức đào tạo chuyên môn nghiệp vụ; thường xuyên cập nhật những chính sách kế toán, thông tư nghị định mới ban hành đối với nhân viên kế toán các phần hành kế toán; Xây dựng sơ đồ phối kết hợp giữa các bộ phận phần hành kế toán để kết hợp làm việc linh hoạt, hiệu quả; Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán; Hoàn thiện xây dựng báo cáo kế toán.
Ngoài việc xây dựng báo cáo kế toán theo yêu cầu của Chế độ kế toán hiện hành, công ty nên xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi tiết như báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; báo cáo tồn kho, nhập hàng từng giai đoạn, báo cáo doanh thu theo đối tượng khách hàng…
Việc yêu cầu xây dựng hệ thống kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh nói riêng tại công ty là vấn đề cấp thiết và quan trọng. Cần áp dụng các tiêu chí cụ thể để phân loại các chi phí thành biến phí, định phí hoặc chi phí hỗn hợp, căn cứ vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh. Với các khoản biến phí cần phải xây dựng định mức và kiểm soát tốt biến phí ở các mức độ hoạt động thông qua định mức.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại cần triển khai cụ thể công tác dự toán cho phù hợp, cụ thể: dự toán mua hàng, dự toán tiền.
Ngoài ra, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty phải tiến hành xây dựng báo cáo của từng bộ phận cụ thể để đánh giá việc hoàn thành trách nhiệm của các bộ phận. Việc xây dựng các báo cáo quản trị này phải thực hiện thường xuyên theo tháng, quý phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lập 1 số báo cáo quản trị như: báo cáo tình hình nợ theo thời hạn với khách hàng, báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng, phân tích tình hình tài chính và kết quả kinh doanh.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt như hiện nay, mọi doanh nghiệp cần không ngừng nỗ lực, đổi mới phương thức quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả nhằm mục tiêu phát triển bền vững, lâu dài; Trong đó có yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh./.
