Đó là nội dung trong Quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố mà UBND TP Hà Nội vừa ban hành.
Quy trình này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thuộc thành phố Hà Nội.
Theo Quy trình, tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức được phát hành, tiếp nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố, trừ các trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
Bên gửi phải chịu trách nhiệm về nội dung; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống.
Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn trong quá trình phát hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ; phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Văn bản điện tử đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
Quy trình này cũng quy định cụ thể các bước tiếp nhận và xử lý văn bản đến, đi đối với văn thư, lãnh đạo cơ quan và công chức, viên chức, người được giao giải quyết công việc.
